En 2013 una compañía dedicada a la comercialización de productos sanitarios, especialmente de tipo hospitalario, cuya actividad principal es el Comercio Internacional de Productos Sanitarios como:

• Consultoría sanitaria
• Equipamiento hospitalario
• Proyectos y desarrollos hospitalarios
• Servicio Integral a la industria farmacéutica
• Material descartable y de cura
• Equipamiento de laboratorio
• Reactivos

El Comercio Internacional es el punto fuerte de la compañía. Son muchos los productos y servicios que trabajan, algunos ejemplos son el suministro de equipamiento hospitalario y médico en países como Irak, Angola, China, República Dominicana, etc. 

En muchas maneras el equipo de técnicos realizaba propuestas de excelente calidad, pero su ratio de aceptación era muy bajo. Comenta el gerente de exportación que su equipo fallaba principalmente en que la propuesta no daba respuesta a los verdaderos requerimientos y necesidades del cliente. 

Las propuestas de la compañía en lugar de enfocarse en las habilidades de la empresa para dar respuesta a las necesidades del cliente, se enfocaban en enfatizar las ventajas de trabajar con la compañía, resaltando aspecto como: 

• Experiencia en proyectos llave en mano.
• Excelencia en servicio post venta y garantía
• Trato personalizado en el país de origen.
• Alta calidad en los productos y disponibilidad de repuestos en el país.

Sin duda alguna estos son excelentes atributos, pero el resto de proveedores que participaban con regularidad en las licitaciones también enfatizaba fortalezas similares en los mismos puntos. Como resultado, la compañía presentaba una oferta correcta pero que no se diferenciaba del resto y el mensaje que transmitía era el de, “Nosotros también podemos cumplir”.

Comenta el responsable de exportación que a partir de su participación en el curso VAO para la elaboración de ofertas técnicas ganadoras, implantó en la mente de su equipo una cultura sobre la preparación de ofertas que se fundamentaba en los siguientes puntos:

1) Investigar los verdaderos requerimientos del cliente, y buscar pistas dentro de los pliegos técnicos de licitación sobre lo que quiere y necesita éste. Específicamente, era importante saber cuál es el perfil del proveedor ideal para poder realizar el trabajo perfectamente que tiene el cliente en mente. Se tiene que convertir esta información en el mensaje central de la propuesta.

Indicaba el responsable de exportación que ahora su equipo de técnicos es consciente de la importancia de demostrar a sus clientes la forma exacta que las capacidades y características técnicas de sus soluciones dan respuesta a los requerimientos del cliente.

Ahora en cada licitación, una nueva actividad de su equipo es intentar averiguar cómo la compañía es capaz de integrarse dentro del proceso de compra y del trabajo licitado. Buscan cómo demostrar que sus soluciones son capaces de entregar los resultados esperados  por el proyecto mejor que cualquier otro licitador. 

2) Mejor explicación de la propuesta de valor, utilizando las mismas palabras clave usadas por el cliente y lo que éste quiere conseguir. No asumir que el cliente va ha entenderlo por si mismo.

El responsable de exportación insistía en que su equipo lea muy bien lo que los pliegos exigen y que sean rigurosos en las entrevistas de diagnóstico para determinar las razones del problema que se quiere resolver y del impacto del mismo sobre la organización del cliente.

Después del entrenamiento han creado puentes entre departamento comercial y el equipo de ofertas para que juntos puedan descubrir los verdaderos hechos que están motivando la resolución de las necesidades planteadas en las licitaciones.

Ahora todos hablan el mismo lenguaje de los interlocutores que evaluaran la oferta y utilizan las palabras clave que más se repiten dentro del documento de licitación, como durante las entrevistas de investigación sobre las verdaderas razones de la licitación.

3) La decisión de presentarse o no a una solicitud de propuesta No invertir ningún tipo de esfuerzo en responder a una solicitud de propuesta o licitación si no somos capaces de entregar al cliente lo que verdaderamente quiere.

La empresa ha implantado un check list que les permite determinar la pertinencia de una licitación para ser estudiada y cuando deben declinar su estudio y presentación. Entre los puntos que se incluyen en ese check list están:

• Identificar los principales requerimientos del cliente y definir cuales son sus verdaderas preocupaciones, para luego verificar si verdaderamente están alineados con las capacidades de la compañia. El responsable de exportación ahora insiste en determinar si los requerimientos van más allá de las capacidades de la empresa.

• Determinar y entender que resultados exactos espera el cliente. Revisar si la compañia es capaz de justificarlos cuantitativamente y si es capaz de entregar estos resultados en tiempo y forma.

• Cuáles son las preocupaciones profundas que no se explican abiertamente dentro de la licitación, pero que deben estar incluidas en la propuesta y descubiertas durante las reuniones de diagnostico. Comenta el responsable de exportación que su equipo ha desarrollado el modelo de diagnostico propuesto por VAO durante su curso con resultados muy positivos. Han diseñado la batería de preguntas  adecuadas y en el orden preciso para diagnosticar acertadamente los requerimientos y preferencias del cliente.