Usa la agenda de visita de ventas para potenciar tus reuniones comerciales

Las agendas de visita de ventas establecen las expectativas del cliente. ¿Alguna vez has asistido a una reunión en la que los intereses de una de las partes no fueron abordados y esto creó problemas?

He visto de primera mano cómo una parte dominante en una visita comercial puede desviar la atención y afectar negativamente los resultados.

Al tener una agenda para tu visita de ventas claramente definida, todos los asistentes tienen claridad sobre los temas a tratar y pueden prepararse adecuadamente. Esto evita sorpresas y garantiza que se aborden los puntos clave que son relevantes para todas las partes involucradas.

Una agenda de visita de ventas sólida es una herramienta poderosa que establece las expectativas, atrae a los asistentes adecuados, controla los riesgos y contribuye al éxito comercial. No subestimes el valor y la importancia de una agenda bien planificada y comunicada a tus prospectos y clientes.

Las agendas de visita de ventas de reuniones ayudan a tus invitados a prepararse

Conocer el propósito y la descripción de los temas brinda a los asistentes una comprensión clara de lo que deben preparar para la reunión. Algunas reuniones requieren información específica y llegarán a un punto muerto sin esa información.

Las agendas de visita de ventas eliminan las excusas de que los participantes no estén preparados para discutir un tema porque no sabían que se iba a tratar. Incluso puedes incluir una sección de «Información requerida» en tu agenda para que tus invitados vean claramente lo que se necesita para tener una reunión productiva.

Asegúrate de comunicar cualquier dato o cifra que sea necesario para una entrevista de venta productiva. Si es apropiado, puedes considerar (con la ayuda de tu prospecto) asignar específicamente a la persona responsable de proporcionar la información.

Cuando se les asigna responsabilidad a individuos específicos, la reunión adquiere una nueva importancia para esos participantes.

Las agendas de visita de ventas aumentan la productividad de las reuniones

Cuando todos acuden a una reunión con una comprensión clara del propósito y los temas a tratar, se establece el escenario para una visita comercial productiva y enfocada. Los participantes pueden preparar sus ideas y traer información relevante, lo que conduce a contribuciones más significativas durante la reunión. La agenda actúa como una guía, manteniendo la discusión en el camino correcto y asegurando que se aborden los puntos importantes.

Además, las agendas de visita de ventas ayudan a administrar el tiempo de manera efectiva. Al asignar tiempo para cada punto de la agenda, los participantes están al tanto del horario y pueden contribuir a la discusión dentro del tiempo establecido. Esto ayuda a evitar que las reuniones se prolonguen y asegura que se traten todos los temas importantes.

Una agenda para la visita comercial te permite priorizar los temas más importantes y asignarles el tiempo suficiente. Esto garantiza que los problemas críticos reciban la atención que merecen y no se traten apresuradamente o se pasen por alto. Al establecer prioridades claras, puedes aprovechar al máximo el tiempo de la reunión y lograr los resultados deseados.

En general, una agenda bien estructurada y comunicada mejora la productividad de las visitas de ventas al proporcionar claridad, enfoque y gestión del tiempo. Contribuye a discusiones significativas, toma de decisiones efectiva y logro de los objetivos deseados. No subestimes el poder de una agenda bien planificada para impulsar reuniones exitosas e impactantes.

CONTENIDO ÚTIL – Planificación de visitas de ventas: Objetivos, Procesos, Plantillas y Ejemplos

Cómo preparar la agenda para tu visita de venta

1. Título de la reunión: Indica claramente el propósito o tema de la reunión.
2. Fecha, hora y duración: Especifica cuándo y por cuánto tiempo se llevará a cabo la reunión.
3. Asistentes: Enumera los nombres o roles de las personas que se espera que asistan a la reunión.
4. Bienvenida e introducción: Comienza la reunión con una breve bienvenida e introducción para establecer el tono.
5. Revisión de las actas de la visita comercial anterior: Si corresponde, discute y aprueba las actas de la reunión anterior.
6. Objetivo declarado de la reunión: Indica claramente el resultado deseado u objetivo de la reunión desde la perspectiva del prospecto.
7. Temas de la agenda: Enumera los temas específicos o puntos de la agenda que se discutirán durante la reunión, incluyendo cualquier asignación de tiempo para cada tema.
8. Discusión y acciones: Proporciona espacio para registrar los puntos de discusión y las acciones a tomar para cada punto de la agenda.
9. Cierre y próximos pasos: Resume los puntos clave de la discusión y describe los próximos pasos o tareas a realizar después de la reunión.
10. Palabras de cierre: Finaliza la reunión con palabras de cierre, agradeciendo a los asistentes por su participación.

Recuerda que la estructura y redacción de tu agenda de visita comercial se pueden adaptar a tus requisitos específicos de la reunión. El objetivo es proporcionar un plan claro y organizado para la reunión, asegurando que se aborden los temas importantes y que los participantes estén comprometidos y preparados.

• Logística: La fecha, hora de inicio y finalización, y el lugar de tu reunión. Debe incluir un título, así como una lista de los asistentes invitados.
• Objetivos de la reunión: Indica el propósito objetivo de la reunión en una sola frase, si es posible. Como se mencionó anteriormente, asegúrate de que sea:
  1. Expresado desde la perspectiva del cliente;
  2. Centrado en los resultados que esperan lograr;
  3. Suficientemente amplio para ser de interés para todos los asistentes. Si es posible, establece un resultado específico deseado (una decisión o una acción concreta).
• Asuntos administrativos: Esto incluye saludos e introducciones, así como cualquier información relevante sobre alimentos, baños, validación de estacionamiento, etc. También puedes optar por hacer una visión general de la agenda antes de comenzar con el primer punto.
• Puntos de la agenda: Los puntos de la agenda son la «esencia» de tu agenda. Ayudan a comunicar por qué los asistentes están allí y sirven para mantener la reunión en el rumbo adecuado. Son los temas que planeas discutir en el orden adecuado.

  El orden de los puntos de la agenda puede marcar una gran diferencia en cómo fluye la reunión. Al secuenciar los puntos de la agenda, estás priorizándolos de hecho. Esto te dará la libertad de abordar las cosas en el orden correcto y mantener ese orden, ya que alguien ansioso por tratar un tema en particular puede ver que se acerca.

  Si tu visita de ventas requiere que una parte en particular lidere un punto de discusión, indícalo en la agenda para que puedan anticipar la preparación y el tiempo involucrado.

  La secuencia brinda a los asistentes una sensación mental de dónde se encuentran en la reunión y transmite una sensación de progreso a medida que avanzas. Sin embargo, solo porque hayas delineado la secuencia general de la reunión, no significa que no puedas ser flexible. Al contrario, tener una estructura para la reunión simplificará en gran medida tu capacidad para navegar y maniobrar según sea necesario.

• Es importante ser disciplinado y flexible al mismo tiempo. Ten un plan (que posiblemente incluya tiempos) para abordar cada segmento de tu reunión. Aborda la reunión con la intención de adherirte a esos tiempos, pero si la conversación es altamente beneficiosa, no temas dejar que se extienda. Del mismo modo, si la conversación se está alargando o repitiendo, utiliza la agenda de manera productiva para pasar al siguiente punto.

  Una agenda con tiempo asignado puede ser especialmente útil, ya que el tic-tac del reloj es motivador y puedes pasar al siguiente punto cuando se acabe el tiempo asignado. Si tienes preocupaciones de que el tiempo pueda escaparse, incluye un marco de tiempo escrito para cada punto. Incluso si no lo pones por escrito, debes estimar cuánto tiempo probablemente necesitarás para cada tema para poder mantener tu reunión en horario.

  Recuerda que la flexibilidad en el cumplimiento de la agenda es importante para adaptarse a las necesidades y dinámicas del grupo. Mantén el equilibrio entre seguir la estructura planificada y permitir que la reunión fluya de manera productiva y beneficiosa para todos los participantes.

• Siguientes pasos/Elementos de acción . Esta es la oportunidad al final de tu reunión para determinar los elementos de acción y los siguientes pasos necesarios para que el proyecto siga avanzando. Ten tus acciones de avance ideales y acciones de avance comercial  secundarios/reserva planificados. Es en este momento cuando utilizarás tu frase de cierre perfecta previamente planeada. Discute todos los elementos de acción y los siguientes pasos. Para cada elemento, determina:
  1. Qué necesita hacerse
  2. A quién se asigna
  3. El plazo objetivo para completarlo

  Este es también el momento para programar la próxima fecha de reunión con el cliente.

  Además de estos elementos, también puedes considerar incluir una «agenda de resultados» en la que anotes brevemente el resultado que se busca para el tema o subtema. Esto puede ser sorprendentemente efectivo, especialmente cuando los temas siguientes requieren decisiones o consenso sobre temas anteriores de la agenda.

• Recuerda incorporar tu objetivo en la agenda de la visita de ventas. En la mayoría de los casos, los prospectos no están abiertos a recibir valor inesperado hasta que se hayan abordado sus principales problemas, por lo que generalmente es mejor incluir ese valor hacia la mitad o el final de tu agenda. Ten cuidado de no revelar o convertir tu valor inesperado en una expectativa al telegrafiarlo de alguna manera. Debe ser justo lo que se llama: valor inesperado.

  La visita comercial es beneficiosa para ambas partes cuando tú y tu prospecto han alcanzado sus respectivos objetivos. Las agendas de visita de ventas proporcionan tiempo para establecer elementos de acción y siguientes pasos.

  Con el fin de facilitar y lograr un cambio positivo para tus prospectos y mantener su proyecto en movimiento, es vital que dediques suficiente tiempo al final de tu agenda (como se ha indicado anteriormente) para establecer elementos de acción y siguientes pasos.

• Las reuniones de negocios son famosas por ser improductivas y una pérdida de tiempo. La queja número uno sobre la mayoría de las reuniones es que «no se logra nada». No permitas que tu reunión se convierta en otra víctima en la pila de reuniones infructuosas en el cementerio corporativo. Asegúrate de que se logre algo en cada interacción asignando tiempo para establecer los siguientes pasos y elementos de acción. Cuando la reunión llegue a este punto, agradece a los participantes por la valiosa discusión y pasa a los siguientes pasos.

  A veces, los vendedores tienen preocupaciones sobre comprometer a los clientes potenciales con fechas de finalización para elementos de acción o siguientes pasos. No te preocupes. Simplemente pregunta algo como: «¿Cuándo debería volver a comunicarme contigo sobre X?» Eso establecerá tu plazo objetivo.

  Esta sección de la reunión es un buen lugar para que obtengas compromisos sobre tu avance ideal hacia el cierre de la venta, así como avances secundarios o alternativos que, por supuesto, ya habrás definido antes incluso de crear la agenda. Entonces, después de abordar los puntos de acción obvios, utilizarás las técnicas de cierre más apropiadas para tu avance ideal.

Cómo concluir la visita de ventas

Siempre termina cada visita de ventas con:

1. Una revisión de los puntos de acción acordados, y
2. La fecha para la próxima reunión.

Como seguimiento, en un correo electrónico a los asistentes, agradéceles por la productiva reunión, resume lo que se discutió, enumera las asignaciones y plazos de los puntos de acción, confirma la fecha de la próxima reunión y comienza el proceso de colaboración para crear la siguiente agenda. Esto es profesional y garantiza que todos estén en la misma página.

Las agendas de visita de ventas proporcionan una forma de medir el éxito de tu reunión. Debido a que las agendas de visita de ventas incluyen un objetivo declarado de la visita comercial, brindan una excelente manera tanto para ti como para tu prospecto de juzgar si la reunión logró su objetivo.

Desde la perspectiva de nuestro cliente, queremos que salgan de la reunión pensando:

“¡Ha sido una buena reunión! Me alegra haber asistido».

Dado que planificaste tu visita de ventas con una próxima acción de avance comercial ideal, así como avances secundarios o alternativos, es fácil medir el éxito de tu reunión. ¿Lograste cumplir tus objetivos de la visita? ¿El cliente logró los suyos? ¿Por qué sí o por qué no? ¿Se requiere otra reunión? Establecer objetivos de la visita de ventas te permite mejorar continuamente la efectividad de tus reuniones comerciales con los clientes.

Las agendas de visita de ventas son herramientas poderosas que mejoran en gran medida la probabilidad de que cada reunión tenga el resultado que deseas.

Conclusiones sobre las agendas de visitas de ventas

Es poco profesional no tener una agenda de reunión. No tener una agenda de visita envía el mensaje de que eres alguien que desperdicia el tiempo, no un creador de valor. Los no profesionales descartan la creación de una agenda y simplemente improvisan.

Ese es un gran error, porque las agendas de visita de ventas son mucho más poderosas de lo que la mayoría de las personas se dan cuenta.

Una agenda bien elaborada tendrá un fuerte efecto en el resultado de la reunión e incluso puede ejercer influencia antes de que ocurra la reunión. Las agendas de visita de ventas son herramientas valiosas que mejoran en gran medida la probabilidad de que tus reuniones tengan los resultados que deseas.