Reuniones con clientes: Qué debes hacer antes, durante y después

Las reuniones con clientes son una parte esencial del proceso de ventas y establecer relaciones comerciales sólidas.

Sin embargo, para aprovechar al máximo estas interacciones, es fundamental estar preparado y seguir una estructura efectiva antes, durante y después de cada encuentro. En este artículo, exploraremos las mejores prácticas y estrategias clave para asegurar que tus reuniones con clientes sean productivas y exitosas en todas las etapas. Desde la planificación y la investigación previa, hasta la gestión de la reunión en sí y el seguimiento posterior, descubrirás las tácticas y consejos que te ayudarán a maximizar tus oportunidades y lograr resultados positivos en tus interacciones con los clientes. Prepara tu libreta y toma nota, porque te guiaremos a través de un enfoque paso a paso para optimizar tus reuniones con clientes en todas las etapas del proceso.

Tipos de reuniones con clientes

No se puede esperar cerrar un trato tras la primera interacción con un cliente potencial. Junto con una serie de correos electrónicos, las empresas con ciclos de ventas largos programan tres reuniones antes de que se produzca la conversión:

• Reunión de prospección: Es el primer acercamiento con un cliente potencial cualificado que se celebra con el objetivo de comprender sus necesidades específicas. Durante esta reunión, el vendedor busca establecer una conexión inicial y recopilar información crucial para llevar a cabo una reunión de ventas exitosa. Es el momento de escuchar atentamente al cliente, hacer preguntas relevantes y comprender a fondo sus desafíos, objetivos y requisitos.

  El vendedor debe utilizar habilidades de escucha activa y empatía para demostrar interés genuino en las necesidades del cliente. Al final de esta reunión, el vendedor debería tener una comprensión clara de los problemas que el cliente enfrenta y cómo su producto o servicio puede abordar esas necesidades de manera efectiva.

• Reunión de ventas: Esta conversación es la que más influye en la decisión de compra del cliente potencial. A diferencia de las reuniones de prospección, las reuniones de ventas se centran en las respuestas del vendedor a las preguntas y preocupaciones especificadas durante la reunión anterior.

  Durante la reunión de ventas, el vendedor debe presentar una propuesta de valor convincente y personalizada que destaque cómo su producto o servicio puede resolver los desafíos específicos del cliente. Es el momento de demostrar conocimiento experto, proporcionar ejemplos relevantes y presentar pruebas concretas de éxito previo.

  El objetivo principal de esta reunión es construir una relación sólida y generar confianza con el cliente potencial. El vendedor debe abordar todas las inquietudes planteadas por el cliente, brindar respuestas claras y persuadirlo de que su oferta es la mejor opción.

• Reunión de seguimiento: Efectivamente, una reunión de ventas culmina el proceso de la misma. Pero no define el éxito de la operación. A menudo, es necesaria una reunión de seguimiento para responder a las preguntas que han quedado en el aire después de la reunión de ventas por cualquiera de las partes.

  La reunión de seguimiento proporciona una oportunidad para aclarar cualquier duda o preocupación adicional que el cliente potencial pueda tener después de la reunión de ventas. Puede ser necesario discutir detalles específicos, proporcionar información adicional o abordar cualquier obstáculo que impida la toma de decisión final.

  Esta reunión es una oportunidad para reforzar la confianza y demostrar el compromiso de resolver todas las inquietudes del cliente. El vendedor debe estar preparado para brindar respuestas detalladas, ofrecer soluciones alternativas si es necesario y reiterar los beneficios y el valor que su producto o servicio ofrece.

Un proceso de ventas consultivas eficaz implica una serie de reuniones estratégicas con el cliente potencial. Desde la reunión de prospección, pasando por la reunión de ventas hasta llegar a la reunión de seguimiento, cada etapa tiene su propósito y contribuye al desarrollo de una relación sólida y a la toma de decisión final por parte del cliente potencial. Al seguir este enfoque

3 etapas de reuniones con clientes satisfactorias

El éxito de una reunión con un cliente es tu oportunidad de cerrar un trato. Para asegurarte de alcanzar el mayor de los éxitos, debes pasar por tres etapas:

• Preparación
• Reunión con el cliente
• Seguimiento posterior a la reunión

Preparación de la reunión con el cliente

Una reunión de ventas con el cliente empieza con la planificación. Es hora de organizarte para que salga bien:

Definir el resultado deseado

Hablemos del objetivo de esta reunión. Está claro que tu objetivo principal es convertir a un cliente potencial. Pero, ¿hay algún paso adicional fácil de realizar que aumente la probabilidad de conversión? Puede ser una presentación a otros responsables de la toma de decisiones, fijar un plazo para tomar una decisión final o programar una llamada de seguimiento. Establece objetivos más pequeños que garanticen aún más la conversión.

Investiga al cliente potencial

No conviertas tu reunión con el cliente en una presentación genérica que podrías hacer a cualquier persona. Para preparar un plan personalizado para tu próxima reunión, necesitas conocer al cliente o al equipo con el que vas a hablar.

En primer lugar, investiga. ¿Cuál es el tamaño de su empresa? ¿Cuál es su nicho? Según tu experiencia, ¿qué características de tu producto o servicio interesan más a empresas similares?

Como se trata de un cliente potencial, deberías poder acceder a esta información en tu sistema CRM.

Personaliza tu presentación

Cuanto más personalices tu presentación de ventas, mejor. Evita plantear la reunión a partir de datos limitados o genéricos. A continuación te ofrecemos otras seis preguntas a las que es mejor tener preparadas antes de programar las reuniones con clientes:

• ¿Cuál es el problema que el cliente intenta resolver con tu solución?
• ¿Puedes ayudarles realmente con tu solución? (esta pregunta va dirigida a ti: la clave del éxito es ser sincero con los clientes potenciales sin intentar venderles algo que no se ajusta a sus necesidades).
• ¿Han intentado ya resolver el problema?
• ¿Qué soluciones han utilizado o querían utilizar?
• ¿Están familiarizados con tu solución?
• ¿Qué les impide comprar en este momento?

¿Cómo saber las respuestas?

Tu cliente potencial ya ha aceptado dedicar su tiempo a hablar contigo y está interesado en sacar el máximo provecho de esta conversación. Por lo tanto, no dudes en enviar una lista de preguntas que te ayudarán a añadir valor a la conversación directamente en un correo electrónico con los detalles de la reunión.

Desarrollar la estructura de la reunión

Con la información necesaria en tu poder, puedes desarrollar una estructura para la reunión. En función de lo que hayas aprendido de tus posibles clientes, añadirás o excluirás ciertos pasos. Por ejemplo, no es necesario hablar de la competencia si eres la primera empresa con la que hablan.

Una agenda de entrevistas en tus reuniones, te sirve como esquema de la conversación con los principales puntos de discusión resaltados. Pero no tiene que ser rigurosamente así. Cuando prepares un plan, deja un espacio para que el cliente potencial formule sus preguntas, exprese sus deseos, plantee sus objetivos o describa su situación particular.

Aunque tengas que desviarte del guión unas cuantas veces durante la reunión, es importante trazar los puntos clave, como el precio, los competidores, las preguntas y las objeciones. Saltar de un tema a otro es la mejor forma de confundir al cliente potencial y nadie quiere que suceda así.

¿Cómo? Crea grupos de temas. En la forma que organizan los temas en grupos los vendedores con mejores resultados, saltan de un tema a otro con un 15,6% menos de frecuencia que los de rendimiento medio y bajo.

Consejo: Prepara la agenda de la reunión y compártela al iniciar la conversación. De este modo, te asegurarás de que ambas partes están alineadas y evitarás problemas innecesarios.

Aquí te mostramos cómo sería una conversación bien estructurada:

Cómo dirigir las reuniones con clientes

Las reuniones con clientes son momentos clave en el desarrollo de relaciones comerciales sólidas y exitosas. La forma en que se dirigen estas reuniones puede marcar la diferencia entre una experiencia productiva y fructífera, o una oportunidad perdida. Como vendedores, es fundamental tener las habilidades necesarias para dirigir eficazmente las reuniones con clientes y lograr los resultados deseados.

Dirigir las reuniones con clientes de manera efectiva es una habilidad fundamental para alcanzar el éxito en las ventas. Sigue leyendo para descubrir cómo aprovechar al máximo cada interacción con tus clientes y lograr resultados significativos en tu proceso de ventas.

Ha llegado el momento de la verdad en la venta de valor. Has hecho todo lo posible para preparar la reunión, pero es demasiado pronto para relajarse.

¿Qué puede salir mal?

Hay muchos acontecimientos inesperados que pueden arruinar tu plan perfectamente organizado y alejarte mucho de cerrar ese trato. Hay una larga lista de errores (aparte de pronunciar mal el nombre de tu cliente potencial) que puedes cometer sin querer… y perder este cliente.

No presentar la agenda de la reunión

Informa a tu cliente potencial sobre la estructura de la reunión antes de dar paso directamente a la presentación. Esto te ayudará a evitar comentarios o preguntas antes de tiempo que podrían distraerte y arruinar la presentación.

Hablar demasiado

Recuerda que, para que las reuniones con clientes sean perfectas, deben de ser conversaciones, no monólogos. Los mejores vendedores  hablan una media del 43% del tiempo, lo que significa que dejan que el cliente potencial hable el 57% de la sesión.

Empezar la reunión con el tema equivocado

Esta es la parte más complicada cuando definas la agenda agenda de las reuniones con clientes. ¿Cuándo se debe hablar del precio?

Por lo general, las personas que cierran el trato no mencionan el precio hasta el final de la conversación. A menos que el cliente saque el tema, es mejor no hablar de esto antes de exponer tu producto o servicio y cómo encaja en las necesidades del cliente.

No comprender sus objetivos

Conocer los puntos débiles del cliente no es lo mismo que comprender sus objetivos.

Por ejemplo, cuando uno necesita una herramienta de búsqueda de palabras clave, hay muchas razones diferentes detrás de la necesidad. Un cliente potencial puede estar buscando aumentar las posiciones de su página web para consultas con intención comercial o posicionar sus palabras clave en los artículos del blog.

Un vendedor tendrá que guiar a los clientes potenciales a través de circunstancias completamente diferentes en cuanto comprenda la motivación que hay detrás de una compra concreta.

Si no comprendes los objetivos del cliente después de la reunión, es importante tomar acciones adicionales para obtener una mayor claridad. Aquí hay algunas acciones que puedes tomar:

• Reflexiona sobre la reunión: Tómate un tiempo para analizar y reflexionar sobre la reunión. Repasa tus notas, identifica los temas principales que se discutieron y trata de encontrar patrones o indicios sobre los objetivos del cliente.
• Realiza investigaciones adicionales: Si no obtuviste toda la información necesaria durante la reunión, dedica tiempo a realizar investigaciones adicionales sobre la empresa del cliente, su industria y las tendencias del mercado. Esto puede brindarte una visión más amplia y ayudarte a comprender mejor sus objetivos.
• Pide aclaraciones: Si hay ciertos aspectos que no quedaron claros durante la reunión, no dudes en contactar al cliente para solicitar aclaraciones adicionales. Puedes enviar un correo electrónico o realizar una llamada telefónica para obtener más información sobre sus objetivos y desafíos específicos.
• Comunícate con otros miembros del equipo: Si trabajas en equipo, habla con tus colegas para compartir tus observaciones y obtener diferentes perspectivas sobre los objetivos del cliente. Es posible que otros miembros del equipo hayan captado detalles importantes que te ayuden a comprender mejor la situación.
• Programa una reunión de seguimiento con el cliente: Si aún no tienes una comprensión clara de los objetivos del cliente, considera programar una reunión de seguimiento. Durante esta reunión, puedes plantear preguntas específicas para aclarar los objetivos y expectativas del cliente. Asegúrate de estar preparado con preguntas relevantes y demuestra tu interés genuino en ayudar a alcanzar esos objetivos.

Ignorar un mal ajuste

A menudo, descubrirás que tu solución no resolverá los problemas de tu cliente potencial durante las reuniones de ventas con clientes. De hecho, los estudios demuestran que al menos el 50% de tus clientes potenciales no son adecuados para lo que vendes.

Normalmente, este problema puede evitarse realizando una llamada de prospección o una campaña adecuada incubación de clientes potenciales. Pero si por alguna razón no ha funcionado, no dudes en reconocer el problema lo antes posible.

Aunque consiga vender a los clientes equivocados, su servicio de atención al cliente tendrá mucho trabajo extra al tratar con comentarios negativos. Por no mencionar que lo más probable es que se den de baja muy pronto.

No personalizar la experiencia de demostración

No hay duda de que tu producto o servicio es excelente. Por eso el cliente potencial ha accedido a hablar contigo. Ahora bien, no quiere que le muestres todas y cada una de las ventajas o características interesantes de tu oferta.

Lo que quieren es ver cómo resuelve sus problemas en la vida real.

En lugar de mostrarles todas las características del producto, céntrate en uno o dos casos de éxito concretos que atraigan más su atención. Una empresa de servicios puede utilizar un caso de éxito de un cliente del nicho correspondiente para demostrar su valor comercial.

Tratar las objeciones demasiado rápido

Nadie quiere escuchar a un vendedor que da respuestas preestablecidas cuando afronta sus preocupaciones. Todo el mundo quiere ser escuchado y tratado individualmente.

Los vendedores con mejores resultados hacen una pausa 5 veces más larga que otros compañeros suyos después de enfrentarse a las objeciones de los clientes. Si estás interesado en conocer más sobre cómo cerrar la venta te invitamos a revisar el programa de capacitación de ventas consultivas de VAO.

No discutir los siguientes pasos

Cuando la reunión esté a punto de terminar, especifica los pasos que tú y tu cliente deben dar a continuación. ¿Qué necesitas para hacer avanzar el proyecto? Es hora de pensar en los objetivos que se han establecido en la fase de preparación y llevarlos a cabo.

Acciones posteriores a las reuniones con clientes

Las acciones posteriores a las reuniones con clientes son fundamentales para mantener la relación comercial y avanzar en el proceso de venta. Aquí hay algunas acciones clave que se deben tomar después de cada reunión:

• Resumen y envío de seguimiento: Toma notas detalladas de la reunión, capturando los puntos clave discutidos, las preguntas planteadas y los próximos pasos acordados. Prepara un resumen conciso de la reunión y envíalo por correo electrónico al cliente dentro de las 24-48 horas posteriores a la reunión. Esto refuerza los puntos clave discutidos y proporciona un registro escrito para futuras referencias.
• Cumplimiento de compromisos: Si se acordaron acciones o entregables específicos durante la reunión, asegúrate de cumplir con ellos en el plazo acordado. Esto puede incluir enviar documentación adicional, compartir muestras o proporcionar respuestas a preguntas específicas. Cumplir con estos compromisos demuestra profesionalismo y compromiso hacia el cliente.
• Seguimiento de oportunidades: Identifica y sigue las oportunidades que surgieron durante la reunión. Si el cliente expresó interés en un producto o servicio en particular, realiza un seguimiento personalizado para proporcionar información adicional, cotizaciones o cualquier otra solicitud específica que se haya planteado. Mantén la comunicación abierta y muestra disponibilidad para responder a cualquier consulta adicional.
• Evaluación interna: Realiza una evaluación interna de la reunión. Revisa los puntos fuertes y débiles, identifica áreas de mejora y comparte los aprendizajes con tu equipo. Si es necesario, ajusta tu estrategia y enfoque para futuras reuniones con clientes.
• Programación de la próxima reunión: Si es relevante y necesario, programa la próxima reunión con el cliente. Esto demuestra interés continuo y compromiso en avanzar en el proceso de venta. Coordina una fecha y hora que sea conveniente para ambas partes y asegúrate de enviar una invitación formal.
• Mantén una comunicación regular: No te limites solo a las reuniones. Mantén una comunicación regular con el cliente a través de correos electrónicos, llamadas telefónicas u otros medios de comunicación según sea apropiado. Proporciona actualizaciones relevantes, comparte contenido útil y mantén el interés del cliente en tu oferta.
• Actualiza tu CRM: Registra toda la información relevante en tu sistema de gestión de relaciones con el cliente (CRM). Actualiza los detalles de contacto, registra los puntos discutidos durante la reunión y registra cualquier seguimiento o acción tomada. Esto garantiza que toda la información esté centralizada y accesible para futuras interacciones.

Cuando termines la reunión, aún tienes dos pasos esenciales que dar lo antes posible:

• Análisis posterior a la reunión
• Seguimiento

Análisis posterior a la reunión

Haz un análisis posterior a la reunión para evaluar los resultados que has alcanzado e identificar las áreas de mejora.

• ¿Has alcanzado los objetivos de la reunión?
• ¿Te has enfrentado a alguna objeción que aún no habías escuchado de tus clientes potenciales?
• ¿Cómo podrías mejorar tu rendimiento?
• ¿Qué puedes hacer ahora para resolver los problemas a los que te has enfrentado durante la reunión?

Al responder a estas preguntas, tendrás la oportunidad de adaptar tu seguimiento para aumentar la probabilidad de conversión. Además, es el momento adecuado para ajustar tu guión para las próximas llamadas de ventas con nuevos clientes potenciales.

Seguimiento

Una vez que hayas realizado un análisis posterior a la reunión y lo hayas comentado con todos las partes que intervinieron, siéntate y elabora un correo electrónico de seguimiento. Lo mejor es enviar este mensaje una hora después de la conversación.

El contenido de este correo electrónico de seguimiento depende en gran medida del resultado de la reunión de ventas. Puede ser que hayas prometido enviar material adicional, ofrecer un descuento o averiguar cuándo saldrán actualizaciones para el producto.

Incluye esta información en tu correo electrónico junto con un resumen de tu reunión resaltando bien los próximos pasos a seguir.

En general, tu mensaje de seguimiento se parecerá a esta plantilla:

Refuerza tu proceso de ventas y las reuniones con clientes mediante un sistema CRM

Ninguno de estos pasos sería posible sin un sistema que almacene y procese todos los datos de los clientes y clientes potenciales.

Atrás quedaron los días en los que dependías de tu memoria y de las notas tomadas a mano.

Cuando tu equipo de marketing ha generado un cliente potencial, debe crearse una nueva cuenta de cliente. A partir de ahí, su perfil debería ampliarse con cada interacción, ya sea con la descarga de otro lead magnet o con la asistencia a un webinar.

Para eso se necesita un sistema CRM. Mejorar el proceso de diagnóstico de clientes con el uso de un CRM para vendedores técnicos, es vital para tener un mejor seguimiento de tus prospectos y cualificar a tus clientes potenciales como listos para vender.

Una vez que tengas un SQL Lead cualificado para la venta, utilizarás su sistema CRM para recopilar estadísticas sobre la participación por correo electrónico, reservar reuniones, tomar notas sobre las llamadas de ventas, almacenar documentos y realizar un seguimiento de tu progreso con cada cliente potencial.

Y cuando un cliente se convierta, su perfil de CRM almacenará todos los datos necesarios para mantener una gran experiencia y aumentar la retención.