Prospectar con mensajes de texto y WhatsApp: Guía de Ventas Completa

En el competitivo mundo de las ventas, encontrar formas efectivas y originales para conectar con los prospectos es fundamental. Mientras que canales como el correo electrónico y las llamadas telefónicas han sido herramientas estándar durante décadas, el uso de mensajes de texto y WhatsApp para prospectar sigue siendo un tema controvertido. Este canal de comunicación personal, diseñado originalmente para amigos y familiares, ha demostrado ser sumamente poderoso si se emplea de la manera correcta en la actividad para prospectar nuevos clientes, pero también conlleva el riesgo de generar una percepción negativa si se usa en exceso o sin tacto.

El poder de los mensajes de texto en la prospección de ventas

Los mensajes de texto y WhatsApp son rápidos, accesibles y personales. A diferencia de los correos electrónicos, que suelen acumularse en bandejas de entrada abarrotadas, los mensajes de texto suelen ser revisados de inmediato. Los estudios muestran que el 90% de los mensajes de texto se abren en los primeros tres minutos de haber sido recibidos, lo cual los convierte en una herramienta ideal para captar la atención de los prospectos. Pero, ¿por qué funcionan tan bien estos mensajes?

1. Inmediatez y facilidad de respuesta: los mensajes de texto y WhatsApp permiten una respuesta rápida y cómoda. Esta característica es especialmente importante en la prospección, donde captar la atención de un prospecto durante unos segundos puede marcar la diferencia.
2. Personalización: es fácil personalizar los mensajes de texto, haciendo que cada prospecto sienta que el mensaje ha sido diseñado exclusivamente para ellos. La familiaridad y el tono personalizado pueden hacer que un mensaje de texto se sienta más auténtico.
3. Ubicuidad: la mayoría de las personas lleva su teléfono consigo en todo momento, lo que facilita el acceso inmediato al mensaje. Es difícil ignorar una notificación de mensaje de texto o WhatsApp, lo que hace que este canal sea efectivo para la prospección.

Estas ventajas, sin embargo, vienen con un gran “pero”. La naturaleza personal de estos canales también hace que los prospectos puedan percibir mensajes de texto comerciales como invasivos. A diferencia de los correos electrónicos, donde el remitente está en un espacio más profesional, los mensajes de texto suelen reservarse para un círculo íntimo. Por lo tanto, el vendedor debe encontrar el equilibrio adecuado entre captar la atención y respetar el espacio personal del prospecto.

¿Es realmente efectivo prospectar con mensajes de texto y WhatsApp?

Para responder a esta pregunta, basta con observar cómo funcionan las ventas en la actualidad. Los consumidores, incluyendo los prospectos B2B, son cada vez menos pacientes con los métodos de venta tradicionales y están saturados de correos electrónicos y llamadas telefónicas de prospección. En este contexto, un mensaje de texto breve y bien diseñado puede ser una forma menos intrusiva de atraer la atención del prospecto, si se usa con cuidado.

En una encuesta reciente, se encontró que un mensaje de texto enviado después de una llamada telefónica incrementa las tasas de conversión en un 112.6%. Esto significa que los mensajes de texto, cuando se emplean estratégicamente, pueden duplicar las probabilidades de captar el interés de un prospecto. Estos resultados muestran la efectividad del mensaje de texto como parte de una estrategia de prospección integrada. Sin embargo, el secreto de su efectividad radica en no depender únicamente de este canal.

¿Qué hace que los mensajes de texto y WhatsApp sean efectivos para prospectar?

Para entender mejor cómo funcionan los mensajes de texto y WhatsApp en la prospección, debemos considerar la familiaridad. En ventas, el concepto de familiaridad se refiere a la capacidad de hacer que el prospecto se sienta cómodo y abierto a recibir un mensaje de alguien que ya le resulta conocido o relevante.

«A veces le envío un mensaje a la persona ‘equivocada’… a propósito. Solo para empezar una conversación.» – Frank Warren

La técnica de “el mensaje equivocado” mencionada en la cita de Warren es un ejemplo curioso de cómo los mensajes de texto pueden ser útiles en ventas. Este tipo de mensaje busca romper el hielo, permitiendo al prospecto relajarse e iniciar una conversación. Aunque es una estrategia arriesgada, puede ser efectiva si se utiliza con cuidado y con prospectos que ya conocen algo de la empresa o el vendedor.

La familiaridad, como explicamos en nuestra capacitación en prospección de ventas B2B, es un principio fundamental en el éxito de los mensajes de texto como herramienta de prospección. Esta estrategia es especialmente efectiva cuando el mensaje sigue a un contacto previo, como una llamada telefónica, un correo electrónico o una reunión en persona. Cuanto más familiar sea el prospecto contigo, más efectivo será el mensaje de texto y menos probabilidades habrá de que se perciba como spam.

El valor de prospectar con mensajes de texto en un sistema integrado

Una de las razones por las que los mensajes de texto y WhatsApp no funcionan en algunos casos es que muchas personas aún consideran que estos canales son demasiado informales para prospectar en ventas. Sin embargo, es un error considerar estos mensajes de texto como herramientas aisladas. Para maximizar su impacto, los mensajes de texto deben ser parte de un sistema de prospección bien estructurado.

Ejemplo de un sistema de prospección integrado

Imagina un escenario en el que acabas de conocer a un prospecto en una feria comercial o conferencia. La conversación fue positiva y se acordó un seguimiento. Para no perder el impulso de esa interacción, puedes seguir estos pasos:

1. Envía un mensaje de texto breve: poco después de la reunión, envía un mensaje agradeciendo su tiempo y sugiriendo una reunión para discutir en profundidad cómo tu producto o servicio puede ayudarle. Esto solidifica la relación mientras la experiencia está fresca en la mente del prospecto.Ejemplo de mensaje:
   

   «¡Hola [Nombre]! Fue un placer conocerte en [Nombre del evento]. Me encantaría profundizar en cómo podemos colaborar. ¿Qué tal si nos reunimos el próximo jueves a las 2:00 p.m.?»

2. Haz un seguimiento en LinkedIn: conecta con el prospecto en LinkedIn inmediatamente después de enviar el mensaje de texto, reforzando tu nombre y aumentando la probabilidad de respuesta.
3. Envía un correo de seguimiento: al día siguiente, envía un correo breve que reitere el agradecimiento y enlace al mensaje de texto. Puedes incluir un resumen de lo que podrían discutir en la reunión.
4. Aprovecha el texto como recordatorio: un día antes de la reunión, envía un mensaje recordatorio para confirmar la cita. Es una forma sutil de mantener el contacto y evitar que la reunión se olvide.

Cómo prospectar con mensajes de WhatsApp en eventos disparadores

Un evento disparador es cualquier cambio significativo en el entorno del prospecto, como una reestructuración interna, una  feria donde van a asistir o el lanzamiento de un nuevo producto. Estos eventos ofrecen una oportunidad perfecta para prospectar, ya que suelen despertar necesidades en la empresa que pueden ser cubiertas por el producto o servicio que ofreces.

Los mensajes de texto y WhatsApp son especialmente efectivos en estos casos debido a su inmediatez. Un mensaje breve que haga referencia a un evento reciente puede captar rápidamente la atención del prospecto. No obstante, la familiaridad sigue siendo crucial. No es aconsejable enviar mensajes de texto sobre eventos desencadenantes a prospectos con los que no has tenido contacto previo, ya que esto puede parecer oportunista o incluso intrusivo.

Ejemplo de mensaje de texto tras un evento disparador:

«Hola [Nombre], vi el anuncio de la alianza entre tu empresa y [Nombre de la competencia]. Imagino que es un momento de gran cambio para ustedes. Si te interesa, tengo un artículo sobre cómo gestionar cambios empresariales que podría ser de utilidad. [Enlace al artículo]. ¿Nos reunimos pronto para analizar cómo podríamos apoyarte en este proceso?»

Este tipo de mensaje demuestra que estás al tanto de la situación del prospecto y estás dispuesto a aportar valor, en lugar de simplemente vender. Además, los eventos desencadenantes suelen crear un sentido de urgencia, lo que puede aumentar la probabilidad de respuesta.

Incubar prospectos a largo plazo a través de mensajes de texto y WhatsApp

La incubación de prospectos es un proceso mediante el cual se construye y mantiene una relación con prospectos que aún no están listos para comprar, pero podrían estar interesados en el futuro. Los mensajes de texto y WhatsApp son herramientas excelentes para educar a los prospectos, ya que permiten un contacto ocasional y discreto, que mantiene viva la relación sin parecer intrusivo.

Ejemplo de mensaje de texto para incubar prospectos:

«Hola [Nombre], encontré este artículo sobre [tema relevante] y pensé que podría ser de tu interés. [Enlace al artículo]. ¡Espero que te sea útil!»

Este tipo de mensajes muestra que estás comprometido a agregar valor a la relación sin forzar la venta. La clave aquí es ser constante, pero no insistente. Un mensaje de texto ocasional con información útil puede mantener la relación activa y demostrar tu interés genuino en ayudar al prospecto.

Crear oportunidades de interacción a través de WhatsApp

Los mensajes de texto y WhatsApp también son efectivos para crear momentos de interacción y hacer que el prospecto se sienta valorado. Enviar un mensaje de felicitación por un logro profesional o una publicación destacada en redes sociales es una excelente manera de construir una relación genuina y de diferenciarte de otros vendedores.

Este tipo de mensajes no solo aumenta la familiaridad con el prospecto, sino que también lo hace sentir importante. Esto puede abrir la puerta a futuras conversaciones más significativas y, eventualmente, a una relación comercial.

Ejemplo de mensaje de texto de felicitación:

«Hola [Nombre], vi tu publicación sobre [logro profesional o evento]. ¡Felicidades! Es un logro muy merecido. Espero que podamos ponernos al día pronto.»

Este enfoque te permite crear una conexión emocional, algo que rara vez se logra a través de los correos electrónicos o llamadas comerciales. El prospecto verá que estás atento a sus logros y que no solo te interesa la venta.

Las siete reglas de oro para prospectar con mensajes de texto y WhatsApp

Para que los mensajes de texto y WhatsApp sean efectivos en la prospección, es importante seguir ciertas reglas. Estas siete reglas pueden ayudarte a evitar errores comunes y a maximizar el impacto de tus mensajes:

1. Identifícate siempre: nunca des por sentado que el prospecto tiene tu información guardada. Inicia cada mensaje con tu nombre y empresa para que sepan quién eres.
2. Usa un lenguaje profesional: evita las abreviaturas o emoticonos. Mantén el tono profesional para que tu mensaje sea claro y respetuoso.
3. Sé directo y breve: los mensajes de texto deben ser concisos. No sobrecargues al prospecto con información innecesaria.
4. No uses abreviaturas: evita términos como LOL o OMG, que pueden percibirse como poco profesionales.
5. Usa enlaces claros: evita acortar enlaces, ya que esto puede generar desconfianza. Usa enlaces completos y seguros.
6. Revisa antes de enviar: una pausa para leer el mensaje antes de enviarlo puede evitar errores de tono o gramática.
7. Mide tus resultados: realiza un seguimiento de los mensajes enviados, la tasa de respuesta y las conversiones para afinar tu estrategia.

La prospección con mensajes de texto y WhatsApp en la era digital

Prospectar con mensajes de texto y WhatsApp puede ser una estrategia poderosa y efectiva, siempre que se use con cuidado y respeto. Estos canales de comunicación permiten captar la atención del prospecto de manera rápida y personalizada, aprovechando la inmediatez y el carácter íntimo de los mensajes de texto. Sin embargo, es fundamental respetar el espacio del prospecto y construir una relación basada en la familiaridad y el valor agregado.

Al integrar los mensajes de texto y WhatsApp como parte de un sistema de prospección más amplio, puedes mejorar tu tasa de conversión y construir relaciones de calidad a largo plazo. Así que la próxima vez que consideres enviar un mensaje de texto para prospectar, recuerda estas recomendaciones y usa esta herramienta con prudencia y estrategia.

Nuestra capacitación en ventas para empresas está diseñada para transformar la prospección en un proceso efectivo y coordinado, integrando el uso de email, llamadas, mensajes de texto y contenido técnico especializado. Enseñamos a tu equipo a combinar estos canales de manera estratégica, creando interacciones fluidas y personalizadas que aumentan la tasa de conversión y mejoran las relaciones comerciales. Con esta metodología, tus vendedores captarán la atención de sus prospectos en el momento adecuado, logrando un impacto más profundo y duradero. Contacta con un asesor de VAO