Pronóstico de Ventas para Proyectar y Gestionar Mejor el Futuro

En el dinámico mundo de las ventas, el éxito depende de la capacidad de anticiparse y planificar adecuadamente.

Un gerente de ventas eficaz debe proyectar su visión a futuro: uno a tres meses para los gerentes de primera línea, tres a seis meses para los de segunda línea, y de nueve a dieciocho meses para la alta gerencia. La clave está en equilibrar la urgencia de generar ingresos hoy con la necesidad de planificar estratégicamente para el mañana.

Este artículo presenta herramientas y estrategias para mejorar tus pronósticos de ventas y gestionar de manera proactiva el futuro de tu equipo de ventas.

Cómo gerenciar usando los pronósticos de ventas

Es lunes por la mañana. ¿Qué haces? Te sientas en tu escritorio, miras tus correos electrónicos, escuchas tus mensajes de voz y durante las próximas horas eres reactivo. Estás siguiendo el ritmo de otra persona. Estás siguiendo la agenda de otra persona, la de tus vendedores. Estás siendo un gerente de ventas reactivo. Esto debería enojarte.

¿Por qué sientes la necesidad de saltar directamente y descubrir qué te espera? ¿Por qué escuchar esos mensajes de voz y leer esos correos electrónicos a primera hora? ¡Es tu adicción reactiva otra vez! Así que vamos a cambiar esta agenda. Bienvenido a la gestión de vendedores usando los pronósticos de ventas. La gestión con el uso de previsiones de ventas es una disciplina. Es como deberías pasar la primera hora de cada día. Necesitas priorizar y seguir tu propio ritmo, a primera hora cada mañana. Así es. Pasa la primera hora de cada día siguiendo tu agenda, no la de otra persona. Pásala siendo Proactivo y planificando para el futuro.

Primero, escribe tu lista de tareas para el día. Revisa tu calendario para la próxima semana o mes para asegurarte de que estás pasando tiempo con los vendedores de mayor rendimiento, los vendedores «A». Revisa tus objetivos de ventas para asegurarte de que te estás enfocando en las cosas y actividades correctas. Haz cualquier cosa menos ser reactivo. Invita a los vendedores «A» a tu hora semana quincenal de planificación de pronósticos de ventas y discute sus necesidades futuras. Obtén su opinión sobre lo que debería hacerse para el futuro. Invita a tu jefe, a otro colega, o a un cliente importante de alto nivel. Sé Proactivo y haz tuya esa primera hora. Hazla tu hora, tu tiempo. Sé egoísta; está bien.

Para cambiar tu comportamiento y hacer que tu plan funcione, te sugerimos que vayas fuera del sitio durante la primera semana (necesitas romper el comportamiento reactivo). Ve a tu cafetería cercana, a una sala de conferencias vacía, o a cualquier lugar para alejarte. Quédate allí durante una hora, planificando tu agenda futura. Para la mayoría de los gerentes de ventas, esto tomará menos de 15 minutos. ¿Entonces qué haces con el resto de la hora? Uh-uh, sin hacer trampa. Estás tratando de romper una adicción y necesitas quedarte en esa cafetería durante la hora completa. No te vayas hasta que los 60 minutos hayan pasado. Después de las primeras veces que sigas este hábito de pronóstico de ventas, una hora no será suficiente. Aprende a ser Proactivo y cómo planificar para adelantarte al día y al trabajo.

Cinco horas a la semana es todo lo que necesitas para empezar a ser Proactivo. Intenta ir fuera del sitio durante una semana para que no te sientas tentado a practicar tu comportamiento reactivo. Programa una cita contigo mismo por aproximadamente el 10 por ciento de tu semana. Una vez que te enganches a este hábito de planificar el futuro, empezarás a proteger este tiempo celosamente. Seguir la agenda de otra persona a primera hora de la mañana se convertirá en cosa del pasado.

Planificar el pronóstico de ventas es una disciplina a la que necesitas acostumbrarte, pero paga grandes dividendos al completar tus tareas y priorizar tus actividades. Esta actividad asegura que sigas tu agenda, no la de otra persona. Te permite ver otro lado de tus problemas: el lado Proactivo.

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Medirlo: Establecer Objetivos Medibles que Funcionen

Es importante establecer objetivos medibles mutuamente acordados con el vendedor a lo largo del tiempo , puedes desarrollar métricas para ayudar a monitorear y evaluar tu progreso. Ahora discutiremos cómo medir el tiempo y las personas. Sin mediciones, especialmente sin las mediciones correctas, la gestión de la función de ventas se deja al azar o a la suerte.

Entonces, la pregunta es: ¿Qué deberías medir? Históricamente, la verdadera marca del éxito en ventas era medir el rendimiento contra la cuota de ingresos. Es bastante fácil medir el rendimiento contra un objetivo numérico, como se ilustra en las siguientes citas:

«La cuota de Carlos es de $1 millón. Hizo $1.2 millones, o el 120 por ciento de lo que esperábamos, y hizo un gran trabajo.» 

«Se esperaba que Sara hiciera $1.5 millones para el año. Ella está corriendo a un ritmo del 70 por ciento, por lo que no se espera que alcance su número para el año. La verdad, no es un buen rendimiento el de Sara.» 

«Héctor está en camino de hacer el 140 por ciento de su objetivo. Buen trabajo.»

Estas son todas frases y mediciones que hemos usado en el pasado y seguiremos usando para medir el éxito en ventas. Lo bueno de usar números de ingresos para mediciones es que indican lo que el vendedor ha hecho en el pasado. Lo malo de usar números de ingresos para mediciones es que también indican lo que el vendedor ha hecho en el pasado. Los números de ingresos son importantes, no hay duda al respecto. Son la puntuación final, la métrica definitiva. Sin embargo, enfocarse solo en los ingresos te hace ser reactivo y medir lo incorrecto. Lo que se debe hacer es utilizar un pronóstico de ventas para tener una mejor previsión futura de ingresos y así planificar con mayor precisión y proactividad.

Los números de ingresos y ventas son reactivos al momento de realizar pronósticos de ventas

Los números de ingresos miran hacia atrás en el rendimiento pasado. A largo plazo, pueden ser un indicador del rendimiento futuro, pero en un proceso de ventas corto, trimestre a trimestre, por ejemplo, son menos útiles. A menudo, la medición llega tarde: El mercado ha cambiado demasiado rápido, los territorios han sido realineados, o los jefes han sido cambiados. Hay demasiados lugares para ambigüedades y errores; demasiados lugares para que los vendedores con resultados mediocres «C» se escondan y los vendedores «A» pasen desapercibidos. Tiendes a perder la oportunidad de monitorear, corregir, capacitar y gestionar Proactivamente a los vendedores. Utilizar un pronóstico de ventas permite anticiparse a estos cambios y ajustar las estrategias en consecuencia, mejorando así la previsión de ventas y la capacidad de respuesta.

Hemos estado hablando con gerentes de ventas sobre esta adicción reactiva durante casi 17 años. Este es un paradigma difícil de abandonar, ya que a los vendedores siempre se les mide y se les paga según sus números. Por favor, sé objetivo con este concepto. Medir y gestionar los ingresos es reactivo. Puede ser efectivo, pero dejar que mida el rendimiento por sí solo proporciona muy poca información al gerente sobre lo que se necesita hacer. Da un estado, pero hace poco para ayudar al gerente en situaciones de coaching. Medir solo los ingresos no es lo mismo que medir las tareas y funciones que resultan en ingresos. Y medir los ingresos no hace nada realmente para afectar en la generación de más ingresos. Entonces, ¿por qué no medir lo que puedes hacer para afectar positivamente la línea de ingresos? Mide las tareas y funciones que componen los ingresos. Mide Proactivamente. Un pronóstico de ventas preciso puede transformar la manera en que se manejan y se anticipan los desafíos y oportunidades en el mercado.

Mediciones subjetivas y objetivas al momento de hacer previsiones de ventas

Como gerente, necesitas asegurarte de que estás haciendo las cosas correctas; que estás comunicando efectivamente lo que se necesita y lo que quieres que la gente haga. Además, quieres que tus vendedores puedan medirse a sí mismos según tus mediciones.

Algunas mediciones son subjetivas y otras son objetivas. Necesitas crear un equilibrio entre ambas. Las mediciones objetivas son una herramienta efectiva. Comunican específicamente en términos mutuamente acordados lo que se espera y cómo vas a medir los resultados. Sin embargo, si solo necesitas mediciones objetivas, ¿cómo se supone que vas a agregar valor?

Añadiendo mediciones subjetivas a la ecuación de gestión de vendedores. Supongamos que tu equipo tiene una meta de ventas anual de $10 millones. Asignas cuotas a tus vendedores y esperas lo mejor. Supongamos también que después de nueve meses estás en camino de alcanzar el número. Te sientes bastante bien. El año ciertamente no ha terminado todavía, pero estás en camino. No está mal.

Tu jefe entra en la sala y no parece feliz. Tienes una sospecha de lo que está a punto de suceder. Te preparas. «Sé que no te va a gustar esto, pero las otras divisiones no están teniendo un buen año.» Esto es malo. «Necesitamos compensar un déficit.» Aún peor. «Odio ser quien tenga que decírtelo, pero necesitas hacer otros $10 millones antes de fin de año.»

Eso es todo. No hay discusión. No hay apelación. Has trabajado muy duro durante todo el año, y ahora tienes que trabajar aún más duro. ¿Qué vas a hacer? ¿Qué puedes hacer para aumentar los ingresos? Este es un escenario familiar. Aquí es donde un pronóstico de ventas  puede ser crítico para establecer estrategias proactivas y alcanzables, ajustando los esfuerzos de ventas para cumplir con los nuevos objetivos.

La creación de ingresos tiene muchas variables: tiempo, competencia, calidad del producto, marketing, soporte y servicio, por nombrar algunas. ¿De qué tiene control y supervisión el gerente de ventas? ¿Cuáles son las variables que el gerente de ventas puede ajustar para impactar en los ingresos? Solo hay dos: Frecuencia y Competencia.

Quieres que tus vendedores hagan muchas (frecuencia) cosas buenas (competencia). Si hacen muchas cosas buenas, se generan ingresos. Así que necesitas medir a tus vendedores por hacer muchas cosas buenas. Mídelos Proactivamente. Mídelos subjetivamente en métricas objetivas. Mide Frecuencia y Competencia.

La Fórmula del Éxito en la Gestión de Ventas 

La fórmula del éxito en la gestión de ventas es simple: V = F x C. Eso es todo. Los ingresos (V) son iguales a la Frecuencia (F) por la Competencia (C). Mide a los vendedores Proactivamente.

Frecuencia

La frecuencia se refiere a la cantidad de actividades de ventas que tu equipo realiza regularmente. No basta con que tu personal solo trabaje duro; es esencial que trabajen en las actividades correctas de manera constante. Aquí hay una lista ampliada de métricas de frecuencia que puedes utilizar para guiar y medir a tu equipo de ventas:

• Llamadas de ventas por semana: Define un número objetivo de llamadas de ventas que cada vendedor debe realizar semanalmente para asegurarse de que están contactando suficientes clientes potenciales.
• Prospección semanal: Establece metas para la cantidad de nuevos prospectos que cada vendedor debe identificar y calificar cada semana.
• Visitas a la oficina central: Determina la frecuencia con la que los vendedores deben visitar la oficina central para reuniones, capacitaciones y actualizaciones.
• Informes a tiempo: Asegúrate de que los vendedores entreguen sus informes de ventas y actualizaciones de estado dentro de los plazos establecidos.
• Propuestas y cotizaciones de ventas por semana: Fija objetivos para la cantidad de propuestas de ventas que cada vendedor debe enviar semanalmente, lo que puede ayudar a mantener un flujo constante de oportunidades.
• Visitas de ventas ejecutivas: Especifica un número de visitas de ventas que deben realizarse con ejecutivos de alto nivel en las empresas clientes, lo cual es crucial para cerrar ventas más grandes y estratégicas.
• Demostraciones: Define la cantidad de demostraciones de productos o servicios que cada vendedor debe realizar para educar y convencer a los prospectos sobre el valor de tu oferta.
• Enfoque en el embudo de ventas en clientes de calidad A: Prioriza las actividades en prospectos que tienen el mayor potencial de conversión y valor, asegurando que se les dedique suficiente tiempo y esfuerzo.
• Gestión del tiempo en las llamadas de ventas: Mide y optimiza el tiempo que los vendedores invierten en llamadas de ventas para maximizar su efectividad y eficiencia.

Para implementar eficazmente estas métricas, sigue estos pasos:

1. Identificación de Métricas Clave: Analiza tus procesos de ventas actuales y determina qué actividades tienen el mayor impacto en la generación de ingresos.
2. Establecimiento de Objetivos Claros: Define objetivos específicos y medibles para cada métrica de frecuencia. Asegúrate de que estos objetivos sean alcanzables pero desafiantes.
3. Comunicación Continua: Comunica regularmente estos objetivos a tu equipo de ventas. Utiliza reuniones y actualizaciones para mantener a todos alineados y enfocados en las prioridades clave.
4. Monitoreo y Seguimiento: Implementa herramientas y sistemas para rastrear el desempeño de cada vendedor en relación con las métricas de frecuencia. Utiliza reportes y dashboards para facilitar el seguimiento.
5. Feedback y Ajustes: Proporciona retroalimentación continua a tu equipo basado en los datos recopilados. Ajusta los objetivos y estrategias según sea necesario para mejorar los resultados.

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Competencias

La competencia se refiere a la habilidad y eficacia con la que tu equipo de ventas realiza sus tareas. No solo es importante que realicen las actividades correctas, sino que también deben hacerlo de manera competente. Las competencias clave pueden incluir:Conocimiento del producto: Asegúrate de que cada vendedor tenga un profundo entendimiento de los productos o servicios que ofrece, para poder comunicar su valor de manera efectiva.

• Habilidades de comunicación: Desarrolla las habilidades de comunicación de tu equipo para que puedan interactuar eficazmente con los clientes y prospectos.
• Negociación y cierre: La capacitación en técnicas de cierre de la venta entrega a tu equipo las mejores herramientas para la negociación y estrategias de cierre que ayuden a aumentar la tasa de conversión.
• Resolución de problemas: Fomenta la capacidad de los vendedores para identificar y resolver problemas de los clientes, agregando valor a la relación.
• Uso de tecnología de ventas: Asegúrate de que el equipo esté bien entrenado en el uso de herramientas y software de ventas, como CRM, para gestionar sus actividades de manera eficiente.

Control del ciclo de ventas

El control del ciclo de ventas es crucial para que los vendedores puedan gestionar eficientemente el proceso de ventas desde la identificación del prospecto hasta el cierre de la venta. Esta competencia implica:

• Comprensión del ciclo de ventas: Los vendedores deben conocer las diferentes etapas del ciclo de ventas, desde la prospección, la calificación, la presentación, la negociación, hasta el cierre y el seguimiento post-venta.
• Gestión de cada etapa: Cada etapa del ciclo de ventas debe ser gestionada de manera efectiva. Esto incluye saber cuándo avanzar al siguiente paso y cuándo es necesario dedicar más tiempo a una fase específica.
• Identificación de cuellos de botella: Los vendedores deben ser capaces de identificar y superar los obstáculos que pueden retrasar el progreso del ciclo de ventas.
• Seguimiento y actualización del pipeline: Mantener un pipeline actualizado y hacer un seguimiento constante de los prospectos es esencial para prever y alcanzar los objetivos de ventas.

Habilidades para prospectar

La prospección es el primer paso crítico en el ciclo de ventas. Las habilidades para prospectar incluyen:

• Investigación y segmentación: Los vendedores deben ser capaces de identificar y segmentar el mercado para encontrar prospectos potenciales que encajen con el perfil de cliente ideal.
• Uso de diversas herramientas de prospección: Esto incluye el uso de plataformas de redes sociales, bases de datos de clientes y otras herramientas digitales para identificar nuevos prospectos.
• Técnicas de contacto inicial: Desarrollar habilidades para realizar el primer contacto de manera efectiva, ya sea a través de llamadas en frío, correos electrónicos, redes sociales u otras estrategias de alcance.
• Calificación de prospectos: Ser capaz de evaluar rápidamente si un prospecto tiene potencial real y está calificado para avanzar en el ciclo de ventas.

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Habilidades para realizar presentaciones y demostraciones

Las presentaciones y demostraciones son momentos clave en el proceso de ventas donde los vendedores tienen la oportunidad de mostrar el valor de su producto o servicio. Las habilidades en esta área incluyen:

• Preparación efectiva: Los vendedores deben prepararse adecuadamente para cada presentación o demostración, comprendiendo las necesidades específicas del cliente y ajustando su enfoque en consecuencia.
• Comunicación clara y convincente: Ser capaz de comunicar los beneficios del producto de manera clara, articulada y persuasiva, adaptándose al lenguaje y expectativas del cliente.
• Uso de herramientas visuales y tecnológicas: Utilizar presentaciones visuales, demos en vivo, y otras herramientas tecnológicas para hacer la presentación más atractiva e impactante.
• Interacción y manejo de preguntas: Ser competente en la gestión de preguntas y respuestas, abordando las inquietudes del cliente y destacando las soluciones que ofrece el producto.

Al medir tanto la frecuencia como la competencia de manera proactiva, puedes identificar áreas de mejora, proporcionar la capacitación y el soporte necesarios, y asegurarte de que tu equipo de ventas esté alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Haz una lista de las frecuencias y competencias que necesitas de tus vendedores durante los próximos 90 a 180 días. Cualesquiera que sean, establécelas como objetivos y mídeles.

Ejemplo: cómo usar el pronóstico de ventas para gestionar el futuro 

Imagina un vendedor con un objetivo de ventas de 5.000.000 de dólares y se encuentra en el mes de marzo. Para realizar su pronóstico de ventas, necesita entender cuántos de esos ingresos vendrán de la cartera actual de clientes y cuántos de nuevos clientes. Así que, lo primero que debe hacer es analizar la cartera actual, revisar el potencial de compra de cada cuenta y realizar una previsión de ventas en función de los criterios que indiquen cuánto puede comprar cada cliente este año.

Supongamos que después de este análisis, concluye que puede conseguir 2.000.000 de dólares a partir de su cartera actual de clientes. Luego debe analizar su embudo de ventas de nuevos clientes. Primero revisa las ventas conseguidas hasta la fecha, es decir, de enero a marzo, supongamos que son de 500.000 dólares. Luego, calcula la productividad de su embudo de ventas en función de las oportunidades que tiene activas dentro de su proceso de ventas consultivas y determina que va a alcanzar 1.000.000 de dólares con lo que tiene dentro de su pipeline.

El vendedor, a día de hoy, en el mes de marzo, va a alcanzar 3.500.000 de dólares este año, le falta 1.500.000. Ahora es donde entra en juego el pronóstico de ventas, conociendo ciertas particularidades de su proceso de ventas: ciclo de ventas, importe medio de facturación y ratio de cierre. Supongamos que su ciclo de ventas es de 6 meses, que el importe medio de facturación es de 100.000 dólares y que su ratio de conversión es del 20%.

Para saber cuántas ventas necesita, se divide el objetivo faltante de 1.500.000 de dólares entre 100.000 dólares, resultando en 15 ventas necesarias. Sin embargo, un vendedor no puede gestionar directamente que va a cerrar 15 ventas, lo único que puede gestionar es su actividad comercial y el número de posibles clientes que tiene que prospectar. Como sabemos que el ratio de cierre del vendedor es del 20%, entonces debe prospectar 75 oportunidades antes de junio para poder alcanzar sus objetivos.

Nuestro curso de Venta Consultiva transforma las habilidades de los vendedores, mejorando sus técnicas de prospección, comunicación y cierre de ventas, mientras capacita a los gerentes para realizar pronósticos de ventas precisos y gestionar proactivamente sus equipos. Al enfocarse en un enfoque consultivo, uso eficaz de la tecnología y estrategias avanzadas de gestión, este curso no solo incrementa los ingresos, sino que también garantiza un equipo de ventas más motivado y eficiente, alineado con los objetivos estratégicos de la empresa. Solicita hablar con un asesor de VAO.