Negociar la venta por email para maximizar el valor del acuerdo a distancia

Es mejor negociar en persona, pero a veces eso no es una opción. En estos casos, los vendedores deben estar preparados para usar habilidades para negociar la venta por email y que se traduzcan bien al correo electrónico. Negociar la venta por email se está volviendo cada vez más común a medida que la comunicación virtual se normaliza.

Además, algunos clientes prefieren negociar vía correo electrónico porque les ofrece tres ventajas clave. Primero, el email crea distancia entre las dos partes, lo que permite a los clientes enmascarar sus reacciones, evitando así ofrecer pistas valiosas al vendedor. Segundo, los clientes pueden extender el proceso como una forma de aplicar presión. Tercero, los intervalos entre emails brindan a los clientes la oportunidad de investigar y aprovechar ofertas competidoras durante la negociación.

Estas características añaden algunos problemas a la ya difícil tarea de negociar. Los vendedores necesitan estar preparados. Aquí te ofrecemos tres estrategias fundamentales que los vendedores pueden aplicar a los problemas que implica negociar la venta por email.

Negociar la venta por correo electrónico puede ser un terreno complicado debido a la falta de comunicación no verbal y la posibilidad de malinterpretaciones. Para superar estos desafíos, es importante que los vendedores mantengan una comunicación clara y estructurada. Veamos algunas estrategias adicionales que pueden complementar las mencionadas:

1. Claridad y concisión: Asegúrate de que cada email sea claro y conciso. Evita largos párrafos y utiliza puntos o listas para destacar información importante. Esto ayuda a prevenir malentendidos y mantiene la atención del cliente.
2. Tiempos de respuesta: Responde a los emails en tiempos razonables para mantener el ritmo de la negociación sin dar la impresión de desesperación. Demorar demasiado puede hacer que el cliente pierda interés, mientras que responder demasiado rápido puede mostrar desesperación.
3. Documentación y referencias: Al negociar la venta por email utiliza documentación y referencias para respaldar tus puntos. Adjunta folletos, estudios de caso, y cualquier otra documentación que pueda fortalecer tu posición.
4. Empatía y comprensión: Muestra empatía y comprensión hacia las necesidades y preocupaciones del cliente. Personaliza tus respuestas para demostrar que realmente entiendes su situación y estás dispuesto a encontrar una solución que beneficie a ambas partes.
5. Cierre progresivo: Trata de cerrar acuerdos parciales a lo largo del proceso de negociación. Esto puede incluir acuerdos sobre términos menores antes de llegar a los puntos principales. Ayuda a construir un terreno común y muestra progresión en la negociación.

Implementando estas estrategias, los vendedores pueden mejorar sus habilidades para negociar la venta por email y manejar las complejidades que vienen con esta forma de comunicación.

Redactar respuestas con consideración para el tono, brevedad y claridad al negociar la venta por email

El formato de un email puede alterar la comunicación de formas no visibles. Es fácil para el cliente malinterpretar el tono del vendedor cuando faltan señales normales como la entonación y el ritmo. En pocas palabras, las personas tienden a sobrestimar la capacidad del lector para interpretar su tono en el texto. Los vendedores deben tener cuidado de establecer un tono que no sea malinterpretado. Al negociar la venta por mail, el mejor tono es uno que comunique un interés en alcanzar un resultado mutuamente beneficioso que alivie tensiones y cree oportunidades para negocios futuros.

Realiza un texto del email breve. Negociar la venta por email es un proceso agotador que solo se vuelve más extenuante cuando la comunicación debe ser leída. Facilita que el cliente entienda tu mensaje utilizando un lenguaje claro. Esto es especialmente importante al presentar tu oferta. Los vendedores deben evitar usar un lenguaje comprometedor que solo alarga el texto y sugiere una disposición a regatear.

Finalmente, al negociar la venta por email, asegúrate de que cada correo electrónico sea claro. La falta de claridad no solo confunde al cliente, sino que también daña la confianza y la transparencia necesarias para una negociación exitosa. Mantener la claridad significa comunicar los términos completos de la oferta en un solo email mientras haces un vínculo directo entre el valor de la solución y las necesidades expresadas del cliente.

La comunicación escrita que expresa un tono inclusivo con brevedad y claridad infunde confianza tanto en el vendedor como en su solución mientras respeta el tiempo del cliente. Esto también evita la trampa común de negociar consigo mismo. Por ejemplo, si el cliente indica que los términos no son adecuados, es importante evitar responder con un texto extenso. En su lugar, utiliza una o dos oraciones para preguntar al cliente por qué cree que la oferta no es adecuada.

Recuerda que el medio escrito ofrece oportunidades para redactar respuestas reflexivas. Usa esta característica del email para elegir la mejor redacción y evitar los tropiezos y las frases largas que ocurren fácilmente bajo la presión de dar respuestas espontáneas.

 

CONTENIDO ÚTIL – Ejemplos de Emails de Seguimiento de Ventas para Agilizar tus Negociaciones

A tener en cuenta:

Negociar la venta por email requiere de una estrategia cuidadosa para superar los problemas inherentes a la falta de comunicación verbal y no verbal. Aquí se presentan algunos consejos adicionales que pueden enriquecer tu enfoque:

1. Revisión de tono: Antes de enviar el email, revisa el tono del mensaje para asegurarte de que no pueda ser interpretado de manera negativa. Un tono profesional y amigable puede ayudar a mantener la negociación en un ambiente positivo.
2. Preguntas abiertas: Utiliza preguntas abiertas para fomentar una respuesta detallada del cliente. Esto puede proporcionar información valiosa sobre sus preocupaciones y necesidades, permitiéndote ajustar tu propuesta de manera más efectiva.
3. Seguimiento proactivo: Si no recibes una respuesta en un tiempo razonable al negociar la venta por email, envía un seguimiento cortés. Esto demuestra tu interés y compromiso con la negociación sin parecer insistente.
4. Uso de ejemplos: Incluir ejemplos concretos de cómo tu solución ha beneficiado a otros clientes puede aumentar la credibilidad de tu oferta y ayudar al cliente a visualizar los beneficios.
5. Visuales y adjuntos: Siempre que sea posible, adjunta documentos visuales como gráficos, tablas o presentaciones que respalden tus argumentos. Esto puede hacer que la información sea más digestible y persuasiva.

Implementando estas estrategias, no solo mejorarás tus habilidades para negociar la venta por email, sino que también construirás relaciones más sólidas y efectivas con tus clientes.

Usa el tiempo entre emails para descubrir cambios en el cliente

Al negociar la venta por email, has de saber que los correos electrónicos prolongan el proceso de negociación. Si bien esto puede ralentizar la venta, también ofrece una ventaja al vendedor al darle más tiempo para investigar cómo cambian las necesidades del cliente en el momento. Esto es similar a ver al cliente moverse en cámara lenta. Como resultado, el vendedor tiene tiempo suficiente para responder con precisión.

Uno de los mayores retos en la venta y negociación hoy en día es la necesidad de respuestas rápidas mientras las necesidades del cliente cambian minuto a minuto. El medio del email elimina este problema. Los vendedores tienen tiempo para reevaluar entre emails. Usa ese tiempo sabiamente para analizar cómo están cambiando las motivaciones del cliente.

A menudo, el rastro digital del cliente en su web y redes sociales revelará pistas importantes sobre sus iniciativas más recientes. Un vendedor astuto utilizará estas actualizaciones al negociar la venta por email.

Este método es aún más efectivo en un entorno que involucra a varios interesados. Cada uno tiene una percepción diferente del valor y un conjunto individual de necesidades. El espacio entre emails brinda al vendedor el tiempo justo para explorar esas percepciones y necesidades diferentes. Con esta información, pueden defender más eficazmente la relevancia de su solución en el contexto de las necesidades del cliente.

Los intervalos entre emails también permiten al vendedor aplicar una estrategia de intercambio más precisa. Un intercambio, en lugar de una concesión unilateral, es efectivo cuando ambas partes necesitan reducir una brecha. Con más tiempo a su favor, el vendedor puede hacer una mejor evaluación de su «inventario» de elementos intercambiables. Hacerlo asegura que lo que se recibe tenga un valor igual a lo que se da.

CONTENIDO ÚTIL – El mejor curso de técnicas de negociación en ventas

Negociar la venta por email tiene sus ventajas si se sabe aprovechar el tiempo entre correos electrónicos para mejorar la estrategia. Aquí te damos algunas ideas adicionales para optimizar este planteamiento:

1. Análisis de necesidades: Utiliza herramientas de análisis y seguimiento para comprender mejor las necesidades cambiantes del cliente. Esto puede incluir monitoreo de su actividad en redes sociales, publicaciones de blog y cambios en su sitio web.
2. Personalización: A medida que descubres más sobre las necesidades y prioridades del cliente, personaliza tus respuestas para abordar directamente esos puntos. Esto muestra que estás atento y comprometido con sus objetivos.
3. Propuestas adaptativas: Mantén una lista flexible de propuestas y concesiones que puedes ajustar según la evolución de la negociación. Esta adaptabilidad puede ser clave para cerrar un trato favorable.
4. Comunicación interna: Usa el tiempo entre emails para consultar con tu equipo sobre estrategias adicionales o para obtener aprobaciones necesarias para cambios en la oferta. Esto asegura que tus respuestas sean rápidas y efectivas al negociar la venta por email.
5. Preparación de respuestas: Anticipa posibles objeciones o preguntas del cliente y prepara respuestas detalladas de antemano. Esto no solo acelera el proceso de respuesta sino que también demuestra tu preparación y conocimiento.

Implementando estas estrategias, los vendedores pueden transformar los intervalos entre emails en una ventaja estratégica, permitiendo una negociación más informada y eficaz.

Mantén la dinámica al negociar la venta por email terminando cada correo con el próximo paso a seguir

Al negociar la venta por email, cada correo electrónico debe llevar al siguiente. La negociación probablemente se estancará sin un próximo paso claramente indicado al final de cada mensaje. Sin este procedimiento, se creará una brecha en la negociación que permitirá que otras prioridades y desarrollos imprevistos interrumpan el proceso.

El próximo paso no siempre tiene que ser una solicitud del vendedor al cliente. Un próximo paso puede ser que el vendedor termine su email indicando que seguirá con una información específica dentro de un período determinado. Esta es una oportunidad valiosa para demostrar «confianza basada en el conocimiento», que es la confianza que surge cuando vemos que las palabras y acciones de alguien coinciden. De esta forma, el cliente puede ver que lo que el vendedor dice se refleja en sus acciones.

Cuando el cliente desarrolla confianza basada en la experiencia y la evidencia, es más probable que siga adelante con la compra porque sabe que puede confiar en el vendedor durante la implementación de la solución.

Al negociar la venta por email, el próximo paso también es una oportunidad para hacer preguntas al cliente que revelen por qué ha hecho una demanda específica en la negociación. La respuesta a esa pregunta es lo que permite al vendedor convertir una demanda en una necesidad. Esto es fundamental para cualquier negociación exitosa porque una necesidad siempre es más fácil de satisfacer que una demanda. La razón: una necesidad a menudo puede ser satisfecha con términos no financieros que no reducen el valor de la venta.

Las preguntas abiertas son las más efectivas para este procedimiento. Sin embargo, hacer preguntas abiertas es difícil al negociar la venta por email porque hay menos oportunidad de tratar temas amplios. Por lo tanto, los vendedores deben considerar realizar la pregunta con un breve ejemplo de una ocasión en la que satisfacieron una demanda del cliente atendiendo a su necesidad. Hacer esto avanza la conversación al demostrar que es posible hacer frente a la demanda del cliente de varias maneras.

Finalmente, si el vendedor no tiene un próximo paso claro en mente, simplemente puede resumir su comprensión de las necesidades del cliente y pedir confirmación de que su revisión es precisa.

CONTENIDO ÚTIL – Checklist para la negociación en ventas: objetivos, pasos, preguntas y resolución de objeciones

Negociar la venta por email requiere estrategias específicas para mantener el flujo de comunicación y asegurar que la negociación avance de manera efectiva. Estas son algunas tácticas adicionales para enriquecer aún más este planteamiento:

1. Establecer plazos claros: Al indicar el próximo paso, proporciona plazos claros. Esto no solo mantiene el ritmo sino que también crea un sentido de urgencia y compromiso.
2. Incluir detalles relevantes: Siempre que sea posible, incluye detalles específicos en el próximo paso que demuestren tu comprensión de las necesidades del cliente y tu capacidad para satisfacerlas.
3. Uso de recordatorios: Establece recordatorios para seguir el próximo paso a tiempo. Esto muestra profesionalismo y un compromiso serio con la negociación.
4. Ofrecer opciones: En lugar de presentar un solo próximo paso, ofrece opciones al cliente. Esto le da la sensación de control y puede facilitar una respuesta más rápida en el momento de negociar la venta por email.
5. Seguir con recursos: Después de establecer el próximo paso, considera adjuntar recursos útiles como casos de éxito, testimonios o artículos relevantes que respalden tu propuesta y fortalezcan la confianza del cliente en tu solución.

Implementando estas estrategias, los vendedores pueden mantener el ritmo al negociar la venta por email y asegurar un proceso de comunicación claro y efectivo que conduzca a un acuerdo satisfactorio para ambas partes. Negociar la venta por correo electrónico de esta manera puede dar lugar a relaciones comerciales más fuertes y exitosas.

Pasar de negociar la venta por email a hacerlo en persona

Aunque estas tres prácticas permiten a los vendedores negociar por email, es importante reconocer cuándo es el momento de sugerir una conversación en persona.

Esta transición es generalmente apropiada cuando el cliente hace una demanda que no se puede convertir en una necesidad o cuando el cliente ha dejado de responder. Además, una conversación en persona es una forma efectiva de reducir tensiones cuando un cliente se vuelve excesivamente agresivo.

Identificación del momento adecuado

Negociar la venta por email tiene sus ventajas, como permitir a los vendedores tomarse su tiempo para elaborar respuestas detalladas. Sin embargo, no todos los aspectos de una negociación pueden resolverse eficazmente a través de correos electrónicos. Aquí te damos algunos signos que indican que es el momento de pasar a una negociación en persona:

1. Demandas inflexibles: Si el cliente presenta demandas que parecen inflexibles y no se pueden negociar la venta por email, una reunión cara a cara puede proporcionar un espacio más adecuado para discutir y encontrar mejores soluciones.
2. Falta de respuesta: Cuando el cliente deja de responder a los emails, puede ser una señal de que se ha perdido el interés o que las negociaciones han llegado a un punto muerto. Sugerir una reunión en persona puede reavivar el interés y mostrar tu compromiso.
3. Tensiones crecientes: Si detectas que las tensiones están aumentando a través de la correspondencia escrita, una conversación en persona puede ayudar a desescalar la situación. El lenguaje corporal y el tono de voz pueden jugar un papel importante en calmar las preocupaciones del cliente.

Beneficios de la conversación en persona

Claridad y comprensión: Al contrario que negociar la venta por email, una reunión cara a cara permite una mejor comprensión mutua. Puedes aclarar malentendidos en tiempo real y asegurarte de que ambos estén alineados.

1. Relaciones más fuertes: Las interacciones personales ayudan a construir relaciones más sólidas y de confianza. Los clientes valoran el esfuerzo adicional de reunirse en persona, lo que puede inclinar la balanza a tu favor.
2. Negociaciones más dinámicas: En persona, puedes adaptarte más rápidamente a las reacciones del cliente, ajustar tu estrategia en tiempo real y utilizar herramientas visuales para fortalecer tu argumento.
3. Oportunidad de demostración: Aprovecha la oportunidad para hacer demostraciones en vivo de tu producto o servicio. Ver la solución en acción puede convencer al cliente más eficazmente que cualquier explicación escrita.

Estrategia para el cambio

Al sugerir una reunión en persona, en vez de negociar la venta por email, hazlo de manera cortés y profesional. Puedes mencionar que la conversación en vivo puede resolver cualquier duda más rápidamente y llevar a una solución más satisfactoria para ambas partes. Aquí tienes un ejemplo de cómo podrías formularlo:

«Entiendo que este tema es complejo y podría beneficiarse de una conversación más detallada. ¿Le parecería bien que nos reunamos en persona para tratar todas sus preocupaciones y encontrar una solución satisfactoria?»

Implementando estas estrategias, los vendedores pueden negociar la venta por email de manera más efectiva, reconociendo cuándo es el momento adecuado para llevar la negociación un paso más allá mediante una conversación en persona.

CONTENIDO ÚTIL – Curso de Cierre de Ventas y Negociación

Conclusiones de negociar la venta por email para fortalecer el valor del acuerdo

El curso de cierre de ventas y negociación es la opción pertinente para entrenar a los vendedores B2B debido a los desafíos y oportunidades únicas que presenta negociar la venta por email, como se ha explicado en este artículo. A continuación, se detallan las razones basadas en los puntos claves que hemos tratado:

Desafíos y Oportunidades de la Negociación por Email

1. Tono y Claridad: Negociar por email requiere mantener un tono adecuado y ser claro y breve. Este curso enseña a los vendedores cómo manejar estos aspectos cruciales para evitar malentendidos y asegurar que cada comunicación sea precisa y efectiva.
2. Estrategia de Tiempo: El curso ofrece herramientas para utilizar estratégicamente el tiempo entre emails, permitiendo a los vendedores planificar sus respuestas y avanzar en la negociación con pasos claros. Saber cuándo y cómo avanzar es fundamental para mantener el impulso en las negociaciones.
3. Cambio a Conversación en Persona: Uno de los aspectos clave es reconocer cuándo es necesario cambiar de una negociación por email a una en persona para resolver problemas complejos. La capacitación enseña a identificar estos momentos críticos y a manejar las transiciones de manera efectiva.

Ventajas del Email en la Negociación

1. Respuestas Reflexivas: Los vendedores pueden elaborar respuestas personalizadas y bien pensadas, investigando y ajustando su estrategia según las necesidades del cliente. Este curso entrena a los vendedores en cómo aprovechar esta ventaja para mejorar sus propuestas y respuestas.
2. Construcción de Confianza: Al usar el email para construir una relación basada en el conocimiento y la comprensión de las necesidades del cliente, los vendedores pueden establecer una base sólida de confianza. El curso proporciona técnicas para fortalecer esta confianza a lo largo de la negociación.

Eficiencia y Efectividad

1. Minimización de Malentendidos: El curso enseña cómo mantener una comunicación fluida y minimizar malentendidos, crucial para asegurar que las negociaciones sean claras y efectivas.
2. Relaciones Sólidas: Los vendedores aprenden a establecer relaciones de confianza que no solo satisfacen las necesidades del cliente, sino que también fortalecen su posición en la negociación, asegurando acuerdos beneficiosos para ambas partes.

Una estrategia bien ejecutada de negociación por email, combinada con la habilidad de cambiar a conversaciones en persona cuando sea necesario, puede ser tan efectiva como una negociación en persona. El curso de cierre de ventas y negociación equipa a los vendedores B2B con las herramientas y técnicas necesarias para manejar ambos escenarios de manera inteligente y eficiente, asegurando el éxito en sus negociaciones y el fortalecimiento de sus relaciones con los clientes. Contacta con un asesor de VAO para más información.