La licitación pública: ¿Que hacer durante la visita abierta, donde se reúnen todos los proveedores invitados para ver y aclarar los detalles y requerimientos?

¿Esta visita es una oportunidad o una trampa? Es muy común que entre el momento en que la licitación es publicada y el momento de presentar las ofertas en respuesta a la misma, el cliente invite a los participantes a una visita a las instalaciones para responder dudas y explicar cualquier requerimiento que no se haya entendido. En muchos casos esta visita implica ver directamente sobre el terreno lo que se pretende realizar.

¿Debería asistir a esta entrevista abierta?

En muchos casos es requisito indispensable para poder participar en la licitación. Si su empresa pretende presentarse a esta licitación, entonces alguien de su equipo (dos o tres personas) debe acudir a esta visita. Lo recomendable es que asistan personas capaces de escanear la habitación, que reconozcan a los competidores, deben intentar recordar o apuntar los nombres de los ahí presentes, interpretar cuales son sus roles y posiciones de poder frente al cliente. Tomar notas de las preguntas que se realizan es importante pero lo es mas aun escuchar las respuestas reales, no solo aquellas que usted quiere oír.

¿Qué debería hacer antes de acudir?

Reúnase con los miembros del equipo responsable de responder a esta licitación, tanto los técnicos como los comerciales, y discuta la información oculta que esperan sea revelada y aquellos puntos que no tengan muy claro.

Usted debe intentar revelar la mayor información de su cliente y de sus competidores. Durante la reunión manténgase bajo perfil, que no aparente parecer importante. Manténgase callado y deje que sus competidores hablen.

Intente obtener la siguiente información:

• ¿Cuales van a ser los pasos y criterios a seguir por los evaluadores en el proceso de revisión de las ofertas? ¿Cuanto tiempo les va a tomar esta evaluación? ¿Quién va a revisar su oferta? ¿Quién mas esta involucrado? ¿Sólo participa el cliente en la contratación o existe algún experto, prescriptor involucrado?

• ¿Existe un presupuesto aprobado? En el caso de la licitación pública debe existir, pero en la privada intente saber si realmente existe, ¿Cuánto es? Y Cual es la anualidad del mismo.

• ¿Quien será el usuario final del producto o servicio? ¿Cómo puede usted conocer a esta persona, equipo o departamento?

• Intente dar respuesta a aquellas cuestiones poco claras. Por ejemplo: ¿Qué quieren decir exactamente con fiabilidad del equipo, que tengamos un 5% de error o un 10% de error?

• ¿Quiénes son los actuales proveedores de este cliente? ¿Quiénes han ganado las últimas licitaciones?

• ¿Por qué el cliente estaría interesado en cambiar de proveedor en este momento?

• ¿Cuáles son los principales problemas que el cliente esta intentando resolver con esta licitación?

• ¿Quién es su competencia?

Algunas veces estas entrevistas abiertas se convierten en una tormenta de consultas abiertas, en la cual todos los proveedores participantes quieren que le respondan sus preguntas. Algunas se responden abiertamente, pero lo normal es que la mayoría se respondan vía e-mail. Tenga cuidado de realizar preguntas abiertas que puedan dar pistas a sus competidores en relación a su estrategia o ventajas. Aproveche algún momento de la entrevista para acercarse a su interlocutor o vea la posibilidad de verle posteriormente o enviar un correo.

Pero volvamos a la primera pregunta de este post ¿Esta reunión es una oportunidad o una trampa?

En general es una oportunidad magnifica para aprender mas acerca de los procesos internos del cliente, sobre su competencia y sobre los problemas que la licitación pretende resolver. Se convertirá en una trampa solo cuando usted hable mas de la cuenta, si discute abiertamente sus estrategias y regala información de su empresa.