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Enrique Vidal
En el competitivo mundo de las ventas, la gestión efectiva del embudo de ventas es esencial para el éxito de cualquier equipo comercial.
En este artículo, exploraremos en detalle las técnicas de gestión del embudo de ventas y cómo pueden ayudar a tu equipo a evitar un embudo sobrecargado. Comenzaremos por comprender qué es exactamente un embudo de ventas y cómo se convierte en una valiosa herramienta para los vendedores.
Luego, exploraremos cuatro formas clave de mejorar y gestionar tu embudo de ventas, proporcionando consejos prácticos para optimizar el proceso de ventas. Si estás buscando impulsar tus estrategias comerciales y aumentar tus conversiones, este artículo te proporcionará información invaluable sobre cómo sacar el máximo provecho de tu embudo de ventas.
¿Qué es un Embudo de Ventas?
Tu embudo de ventas es una representación «visual» de cómo generas clientes potenciales y los guías a través del proceso de ventas, desde el primer contacto hasta la compra. Es esencialmente una representación gráfica de tu proceso comercial y cómo se distribuyen las oportunidades de venta en las diferentes etapas del proceso.
Imagina el proceso de ventas como un embudo, donde la parte más ancha está en la parte superior. Esta representa la fase inicial y más amplia en la que generas clientes potenciales de manera general.
Conforme avanzas a través del embudo, la apertura se estrecha, lo que significa que estás trabajando con esos clientes potenciales iniciales de manera más específica. Esto incluye visitas de ventas, entrevistas de diagnóstico, presentación de propuestas, demostraciones, justificaciones de ventas y, finalmente, el cierre de la venta. A medida que perfeccionas tu enfoque y aprendes más sobre tus prospectos, la información que proporcionas se vuelve más enfocada y personalizada.
Este proceso de refinamiento construye confianza y orienta a tus prospectos a lo largo de su proceso de compra, a medida que recopilan información y buscan soluciones.
La gestión efectiva de tu embudo de ventas implica proporcionar la información adecuada en el momento preciso del proceso para avanzar a los prospectos hacia la venta final.
VIDEO – Qué es el Embudo de Ventas y para qué sirve
El Embudo de Ventas como herramienta comercial para los vendedores
Lo que hace que el embudo de ventas sea una herramienta tan eficaz es su capacidad para que los vendedores accedan a su programa y plan de ventas en uno o dos minutos. Sabemos que una imagen vale más que mil palabras. Implementar con éxito este sistema de ventas, ya sea en línea u offline, es bastante sencillo. Las empresas suelen utilizar un embudo típico compuesto por dos a siete etapas por las que los prospectos avanzan hasta convertirse en clientes.
CONTENIDO ÚTIL – Las 6 etapas esenciales del embudo de ventas B2B
Para que funcione correctamente, es crucial garantizar lo siguiente:
- Mantener una fuente constante de generación de contactos que entren en la parte superior del embudo de manera continua.
- Tener un número de candidatos calificados que se convierten en prospectos ubicados en diferentes etapas del embudo a medida que avanza el ciclo de ventas, descartando aquellos que no cumplen con los requisitos para avanzar de una fase a otra.
- Un pequeño grupo de prospectos se convierte en clientes al final del embudo.
¿Por qué utilizar un embudo?
Las empresas a menudo se refieren al ciclo de ventas como un «pipeline» para describir el flujo de prospectos. Este término implica que el ciclo de ventas se comporta como una tubería de diámetro constante, en la que todos los prospectos que ingresan al principio emergen al final. Los profesionales de ventas experimentados saben que es ventajoso descartar prospectos que no se convertirán en clientes desde las etapas iniciales del ciclo de ventas.
Si vemos el ciclo de ventas como una tubería de diámetro constante, asumimos que invertiremos los mismos recursos para todos los que ingresen al embudo hasta que lleguen al final, lo que podría llevar a gastar tiempo y recursos en prospectos que no se convertirán en clientes.
Un embudo muestra cómo se van eliminando prospectos a medida que avanzamos en el proceso, asegurando que solo nos quedemos con aquellos con una alta probabilidad de convertirse en clientes y descartando a los que no cumplen con los criterios. Este sistema nos permite gestionar mejor los recursos y enfocarnos en los prospectos más prometedores.
¿Cuál es una de las experiencias más frustrantes para un profesional de ventas? Perder una venta cuando el prospecto está cerca de convertirse en cliente. Por eso, es crucial realizar una clasificación exhaustiva de los prospectos cuando están cerca del fondo del embudo. Siempre he recordado a mi equipo de ventas que si tenemos que perder un prospecto, es mejor hacerlo lo antes posible.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un embudo de ventas?
- Representa gráficamente el estado actual de su programa de ventas, incluyendo la ubicación de cada prospecto en el ciclo de ventas.
- Refleja las necesidades de los clientes y el proceso de ventas ideal.
- Define los criterios necesarios para convertir candidatos en prospectos.
- Define los criterios necesarios a través de las diferentes etapas para convertir prospectos en posibles clientes y, finalmente, en clientes.
- Muestra cuántos prospectos se requieren en cada fase del proceso para alcanzar una cuota de ventas, lo que se conoce como un embudo balanceado.
- Permite la comparación entre su embudo actual y el embudo balanceado para identificar los criterios que deben cumplirse.
- Ayuda a determinar el siguiente paso que se debe tomar con un prospecto en el proceso de ventas.
- Indica cuáles prospectos deben ser descartados.
- Acelera la productividad de los vendedores recién contratados.
- Muestra cómo se desarrolla su zona de ventas y sus prospectos mes a mes.
- Genera una previsión de ventas más precisa, ya que cada fase se pondera adecuadamente.
- Permite tener el corazón de su embudo y proceso de ventas en una plantilla sencilla.
Todas estas ventajas convierten al embudo de ventas en una herramienta poderosa y valiosa tanto para las ventas en línea como fuera de línea, especialmente recomendada para la venta consultiva, donde se requiere un ciclo de ventas complejo que se puede planificar y gestionar fácilmente con esta metodología.
4 Formas de Mejorar y Gestionar Tu Embudo de Ventas
Las técnicas de gestión del Embudo de Ventas son fundamentales para optimizar tu proceso comercial. A menudo, existen más de una respuesta correcta y diferentes soluciones a problemas comunes, y algunas pueden funcionar mejor para distintas organizaciones según su estructura.
Aquí tienes algunas Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas para gestionar tu embudo de ventas de manera más efectiva.
Minimiza friction en tu Proceso de Ventas
Uno de los pilares de las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas es identificar dónde se producen las caídas en tu proceso de ventas y dónde tus leads dejan de responder. Saber esto puede minimizar la fricción en tu proceso de ventas y ayudarte a determinar estrategias para refinar y hacer que los leads pasen por el embudo sin perderlos. Las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas pueden ayudarte a abordar estas áreas de fricción.
Por ejemplo, cuando alguien visita tu sitio web y llena un formulario de contacto, ¿cómo se desarrolla ese proceso? Alguien debe revisar la solicitud del formulario, luego dirigir al lead al próximo representante disponible, y ese representante se pone en contacto para intentar reenganchar al contacto y agendar una reunión. Todo lo que ocurre en ese proceso lleva tiempo, lo que agrega fricción y la posibilidad de que el prospecto desaparezca.
Una solución creativa dentro de las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas para reducir esta fricción es agregar una redirección en el formulario de contacto a un calendario de ventas conjunto, que permita a los prospectos programar una reunión con tu equipo de ventas. De esta manera, pueden agendar una conversación cuando estén listos para hablar desde el primer contacto.
Mantén el control de las tareas clave con técnicas de gestión del embudo de ventas
Si tu empresa recibe cientos de leads al día, tu equipo de ventas podría estar abrumado por correos electrónicos y tareas diarias. En este punto, las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas entran en juego. Configurar automatizaciones y recordatorios puede ser un salvavidas en las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas. La automatización de tareas ayuda a que todo el equipo de ventas se conecte y siga el seguimiento de los prospectos calificados de manera eficiente.
Cuando se configura correctamente como parte de las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas, ayuda a que tu equipo de ventas complete sus tareas más rápidamente para que puedan seguir trabajando diligentemente en la búsqueda de oportunidades valiosas para tu negocio.
No envíes a tu equipo de ventas demasiado temprano
En el contexto de las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas, uno de los mayores errores que cometen las empresas es «soltar a los perros» demasiado pronto. El proceso de nutrición debe ser compartido entre marketing y ventas, lo que es clave en las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas. Tener una transición lógica es parte de las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas.
El equipo de marketing proporciona información útil y guía a un prospecto a través del embudo hasta que den alguna indicación de que están listos y dispuestos a comprar. En este momento, el prospecto calificado debe ser entregado al equipo de ventas para el cierre. Las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas pueden ayudar a que esta transición sea efectiva.
No pierdas el enfoque en las técnicas de gestión del embudo de ventas
Cuando se trata de Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas, muchas organizaciones centran su gestión en sus necesidades (ventas) en lugar de en las necesidades y deseos de sus clientes (soluciones y resultados). La metodología inbound se centra en el cliente, lo que es crucial en Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas.
Las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas se basan en hacer las preguntas adecuadas en el momento adecuado a las personas adecuadas. Los gerentes de ventas deben hacer las preguntas correctas a su equipo y los vendedores deben sentirse cómodos haciendo preguntas difíciles a sus prospectos.
Las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas requieren que la nutrición continúe incluso después de que un lead haya alcanzado un estado «calificado» en el proceso de marketing y haya sido entregado a ventas.
Aborda los Puntos Dolorosos del Prospecto Primero con Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas
Las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas enfatizan la importancia de abordar los puntos dolorosos del prospecto en las etapas iniciales de contacto. Tu tarea es comprender los desafíos, preocupaciones, necesidades y puntos dolorosos de tu prospecto y luego trabajar para abordarlos. Las Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas pueden ayudarte a mejorar esta área.
Técnicas de Gestión del Embudo de Ventas
Una de las partes más desafiantes de gestionar un equipo de ventas es la administración del embudo de ventas. A pesar de que la adopción casi universal de herramientas avanzadas de automatización de las ventas ha simplificado técnicamente la creación de informes detallados sobre el embudo de ventas, la calidad de estos informes no necesariamente ha mejorado.
¿Por qué sucede esto? El principal culpable es la «sobrecarga» del embudo de ventas.
Con el tiempo, los embudos de ventas se llenan de oportunidades, muchas de las cuales ya no son viables. Por lo general, esto ocurre debido a la naturaleza humana. Los vendedores son optimistas eternos: sin importar cuánto tiempo haya estado pendiente una oferta en su embudo de ventas, creen que un «sí» está a la vuelta de la esquina. El vendedor promedio también cree que un embudo más grande (incluso si está lleno de oportunidades inactivas) será visto de manera más positiva por sus jefes que uno más pequeño. A esto se suma la tendencia de los vendedores a evitar etiquetar las oportunidades estancadas como «inactivas» porque perciben que reflejará negativamente sus habilidades de venta.
Dadas estas dificultades, aquí tienes algunas técnicas de gestión del embudo de ventas que los gerentes pueden utilizar para ayudar a sus equipos de ventas a administrar mejor las oportunidades y eliminar la «sobrecarga» del embudo de ventas.
Desarrollar Criterios Objetivos
Una técnica de gestión del embudo de ventas que resulta crítica para evitar un embudo sobrecargado es el desarrollo de criterios objetivos para cada etapa. La idea aquí es que antes de que una oportunidad pueda avanzar de una etapa a la siguiente, debe cumplir ciertos criterios. Como ejemplo, antes de que una oportunidad pueda salir de la etapa de «descubrimiento de necesidades», deben cumplirse los siguientes criterios mediante técnicas de gestión del embudo de ventas:
- El vendedor ha identificado una necesidad comercial del cliente.
- El cliente ha reconocido la necesidad.
- El vendedor ha ayudado al cliente a cuantificar las consecuencias económicas de resolver el problema o no resolverlo.
- El cliente ha confirmado las consecuencias económicas.
Hemos trabajado con muchos equipos de ventas donde los criterios eran poco claros o, peor aún, inexistentes. En esos casos, los vendedores y sus gerentes movían oportunidades a través del embudo basándose en juicios subjetivos. No es sorprendente que, sin criterios objetivos para controlar el entusiasmo natural del vendedor, estos equipos tenían embudos de ventas sobrecargados con un número significativo de oportunidades languideciendo en el fondo del embudo.
Al incluir criterios objetivos para cada etapa, el gerente de ventas puede asegurarse de que la oportunidad realmente ha cumplido con los criterios y proporcionar más consistencia en la forma en que los diferentes vendedores categorizan sus respectivas oportunidades.
Asignar Probabilidades Razonables
Cada etapa en el embudo de ventas debe incluir un factor de probabilidad de cierre basado en un análisis de victorias y derrotas anteriores. Volviendo a nuestro ejemplo anterior, mediante técnicas de gestión del embudo de ventas, utilizando datos históricos, es posible asignar razonablemente un 25% de probabilidad de cierre para las oportunidades en la etapa de «descubrimiento de necesidades».
Es esencial que la probabilidad de cierre de cada etapa en el proceso de establecimiento de previsiones se base en datos estadísticos precisos. Estos datos son un reflejo de las actividades que su equipo de ventas lleva a cabo. En muchas ocasiones, hemos observado que la dirección tiende a asignar probabilidades excesivamente altas, lo que resulta en pronósticos poco realistas. Específicamente, notamos que en las etapas iniciales del proceso, como la «Reunión inicial», a menudo se les asignan factores de probabilidad poco realistas.
En lugar de ello, es recomendable mantener una postura conservadora al establecer estos factores de probabilidad, evitando así la necesidad de explicaciones cuando los resultados superan las expectativas, en lugar de quedarse cortos en las previsiones. Esto asegurará una toma de decisiones más precisa y efectiva en el proceso de ventas.
Seguir la Velocidad de avance dentro del Embudo de Ventas
Una técnica de gestión del embudo de ventas que se centra en la velocidad es el seguimiento de la velocidad a la que una oportunidad avanza a través del embudo de ventas. Las consideraciones clave aquí son el tiempo total que una oportunidad ha estado en el embudo de ventas y, aún más importante, cuánto tiempo ha estado en la etapa de ventas más reciente.
Una de las formas más efectivas de evitar un embudo sobrecargado es utilizar técnicas para establecer límites de tiempo para cuántos días puede permanecer una oportunidad en una etapa particular antes de que se mueva a un embudo «inactivo». De esta manera, la oportunidad inactiva no infla la cantidad de dólares asociada con oportunidades activas.
Por ejemplo, mediante técnicas de gestión del embudo de ventas, en un negocio donde el ciclo de ventas promedio es de seis meses, podría tener sentido asignar oportunidades que han estado estancadas en una etapa particular durante 60 días a la etapa «inactiva». Las oportunidades inactivas se pueden revisar por separado y no se incluyen en el pronóstico de ventas hasta que cumplan con los criterios para avanzar a la siguiente etapa.
Al aplicar técnicas de gestión del embudo de ventas, como asignar criterios objetivos y probabilidades razonables a cada etapa del embudo y eliminar oportunidades inactivas, los gerentes racionalizarán el embudo de ventas para que sea consistente en todo su equipo de ventas y obtendrán pronósticos de ventas más precisos y mejores.
El curso de ventas consultivas desempeña un papel esencial en la mejora de las técnicas de gestión del embudo de ventas al equipar a los profesionales de ventas con habilidades para identificar prospectos cualificados, personalizar mensajes, ganar confianza y credibilidad, gestionar eficientemente su tiempo, realizar un seguimiento efectivo y adaptarse a los cambios del mercado.
Estas habilidades permiten a los vendedores acelerar el proceso de ventas, llenar el embudo con prospectos de alta calidad y mejorar la gestión general del embudo, lo que resulta en un aumento en los resultados de ventas y una mayor eficacia en cada etapa del proceso de ventas.
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