Consejos para una mejor gestión del tiempo para prospectar

Una mejor gestión del tiempo para prospectar permitirá que los ingenieros en ventas y técnicos comerciales sean más eficientes en la ejecución de sus tareas de prospección y más efectivos en sus resultados como puede ser cerrar más citas con los cargos con poder de decidir la compra.

Mejorar la gestión del tiempo para prospectar es uno de los puntos de mejora de aquellos que participan en los entrenamientos en ventas para ingenieros que realizamos desde VAO. Los participantes logran el balance perfecto entre la cantidad de actividad comercial y los resultados esperados.

¿Cuál es uno de tus mayores retos al momento de prospectar? La falta de tiempo, los vendedores están llenos de tareas administrativas y otras actividades que no dedican el suficiente tiempo a prospectar. Todo lo que no prospectes hoy te pasará factura en tres meses o seis meses, según sea tu ciclo de ventas. Cuando pregunto en los seminarios de ventas para ingenieros ¿Cuánto tiempo dedicas a actividades administrativas comerciales? Me refiero a otras actividades que posea prospectar, vender o visitar clientes, más del 60% de los encuestados responden que más de un 40 % de su tiempo lo dedican a tareas administrativas. Estamos hablando de más de 16 horas a la semana. Una barbaridad.

Cuando pregunto ¿Cuánto tiempo dedicas a tareas de prospección para captar nuevos clientes? El 80% dice que dedica menos de cuatro horas a la semana. Si no hay actividad de prospección cómo quieres captar nuevos clientes. Puedes ser el mejor vendedor cerrando ventas, pero antes debes cerrar una cita.

El éxito en la venta está en dedicar la mayor parte de tu tiempo a las actividades que verdaderamente te acercarán a tus objetivos comerciales. Si quieres incrementar tus ingresos por trimestres y anuales, debes realizar más investigaciones sobre tus posibles clientes, realizar más llamadas, enviar más emails  y realizar más entrevistas de exploración. La gran pregunta es ¿Cuánto? Depende de tus objetivos.

Por ejemplo, si un vendedor cuenta con los siguientes ratios: puede producir 10 nuevas oportunidades bien cualificadas por mes. Para conseguirlo debe realizar 100 llamadas de prospección que le pueden llevar unas 8 horas, más 2 hora de preparación y envío de emails y unas 14 horas de investigación. Si suponemos que el tamaño medio por oportunidad que trabaja este vendedor es de 100.000 €, su ratio de conversión es del 15% y el ciclo de ventas es de 6 meses. Conseguirá 150.000 € al mes a partir de seis meses, siempre y cuando se mantenga prospectando.

Los vendedores más efectivos son aquellos que organizan su día en bloques de tiempo dedicados a actividades especificas, concentrando sus esfuerzos en eliminar cualquier distracción.

Los vendedores  que realizan el entrenamiento en ventas para ingenieros ofrecido por VAO terminan incorporando en su día a día herramientas para una mejor gestión del tiempo para prospectar. Enseñamos a los ingenieros a gestionar su tiempo en dos bloques:

Bloque Embudo de Ventas: se trata de todo el tiempo necesario para vender a una oportunidad dentro del embudo de ventas. Es el tiempo para conseguir que las oportunidades avancen hacia el cierre: Tiempo de entrevista, Tiempo de diagnóstico, Tiempo para presentar la solución, Tiempo para realizar demostraciones de producto, Tiempo para cerrar, etc.

Bloque prospección: Se trata de todo el tiempo necesario para prospectar y llenar el Embudo de ventas de oportunidades de calidad: Tiempo de investigación, Tiempo para construir bases de datos de contactos, Tiempo de llamadas para crear interés sobre tus soluciones, Tiempo de prospección con Emails, Gestión de LinkedIn, Actualización del CRM, etc.

Consejos para una mejor gestión del tiempo para prospectar

• Prioriza tu base de datos de contactos cuando estés prospectando, para que comiences con aquellos que tienen mayor posibilidades de empezar un proceso comercial con tu empresa: utiliza criterios demográficos, criterios de comportamiento, criterios de interés y criterios de interacción con tu web, tus redes y tu empresa.
• Márcate un objetivo semanal de oportunidades que debes introducir en tu embudo de ventas y planifica todo el trabajo de prospección necesario para conseguirlo: Nº de contactos localizados para la lista de prospección, Nº de emails enviados, Nº de llamadas para conectar, Nº de prospectos interesados en la primera entrevista, etc.
• Dedícale más tiempo a las oportunidades que se encuentren en las etapas finales de tu proceso de ventas, cercanas al cierre. Prioriza las oportunidades dentro de tu embudo por importe e importancia para tu negocio.
• Implanta un proceso de ventas basado en actividades especialmente diseñado y particularizado para los nichos de mercado de interés de tu empresa.
• Planifica tus actividades comerciales en función de tus objetivos comerciales: dedicarle más tiempo a las actividades que te ayudarán a alcanzarlos más rápido.
• En lugar de enfocarte en múltiples tareas al mismo tiempo, enfócate en una a la vez.
• En lugar de ir llamando y actualizando el CRM al mismo tiempo, descarga una lista de tu CRM con los criterios de segmentación específicos que necesitas y realiza tus anotaciones en esta lista. Deja 30 min después del bloque de llamadas para cargar tus anotaciones.
• Apaga tu dispositivo móvil durante la hora de llamadas, no revises tu bandeja de correo electrónico.
• Antes de empezar con las llamadas a puertas fría el trabajo de investigación debe estar completo y realizado.

Cuando prospectas, algunos leads si estarán interesados y otros no lo estarán. Así que, siempre existirá alguien esperando. La prospección no es más que un porcentaje de aciertos sobre una masa de personas con un posible problema que tu empresa puede resolver. Si te rechazan, no desesperes ya que alguien más estará esperando. Ten en cuenta que no todos estarán interesados en lo que ofreces, así que no te lo tomes como algo personal. Si alguien no está interesado en tu mensaje, entonces busca a alguien más que si lo esté.

Una mejor gestión del tiempo para prospectar te permitirá conseguir más resultados con un mejor uso de tus recursos y tiempo. No olvides poner en lo alto de tu agenda, cada día los tres objetivos de ventas que debes alcanzar, por ejemplo:  Cerrar dos entrevistas de exploración, Programar el envío de 50 emails, o llamar a 20 posibles clientes.

En el Curso de prospección para Ingenieros y Técnicos que ofrecemos desde VAO enseñamos un conjunto de herramientas para mejorar la eficiencia de prospección, entre ellas la gestión del tiempo para prospectar, cuyo uso es una garantía de éxito comercial.