Cómo montar un equipo de trabajo para tu departamento de ofertas técnicas

El equipo debe estar formado por gente en la cual confíes que realizarán su trabajo, lo importante es que tengan las mismas fuerzas, ganas y deseos que tú de ganar. Deben decidir de todo corazón y sinceridad estar comprometidos con el éxito del proyecto. Involucrar y comprometer a la gente para que den el esfuerzo extra necesario para ganar no suele ser una tarea tan sencilla como parece. Se necesita de mucho liderazgo para levantar la moral y establecer un objetivo común que todos persigan con ímpetu y fuerza. Para conseguirlo debes asegurarte de:

• Identificar e involucrar a los miembros de tu equipo desde el principio del proceso. Si estos se sienten parte del grupo que decide si se responde o no a una solicitud de oferta, estarán mas dispuestos a continuar participando en el proceso de elaborar una propuesta ganadora.

• Recuérdales que cada solicitud de oferta que deciden responder es para conseguir recursos que fortalezcan el departamento, así como para la empresa en general.

• Entrégales toda la información que tengas. Háblales de las razones que pueden descalificarles del proceso de selección del cliente y porque has decidido responder a esta oferta en particular.

• Se franco en relación a comunicar los cambios que puede sufrir la empresa en caso de ganar esta oferta. acentúa lo positivo.

• Recuérdales que su experiencia y sus conocimientos es lo que logrará conseguir realizar una oferta ganadora

• Establece un sistema de retribución y recompensa que motive a la gente y al equipo.

Seleccionar al mejor equipo es uno de los roles más importantes del gerente del departamento de ofertas técnicas, es lo que marca la diferencia entre ganar o perder una oferta, especialmente cuando tu empresa no es un proveedor habitual del cliente. Así que ¿sabes quien debe integrar tu equipo? ¿Sabes que debe hacer cada uno de ellos?

1. Analiza cuales son los requerimientos de la oferta: calidad técnica, logística, almacenamiento, ahorro en costes, explotación, operaciones, etc.

2. Selecciona a la gente responsable de cada parte de la oferta y reparte sus roles y responsabilidades adecuadamente. Puedes seguir los ejemplos que te pongo a continuación

• Desarrollo de la solución técnica – persona encargada de trabajar junto con el equipo comercial para conocer las necesidades y preocupaciones profundas del cliente y desarrollar una solución que se adapte a su presupuesto, se ajuste a los requerimientos y cuantifique el valor entregado.

• Solicitud de precios de equipos y servicios – persona responsable de solicitar a los proveedores habituales y posibles subcontratistas los precios de los equipos y servicios necesarios para dar sentido a la solución técnica. Negocia precios, términos y condiciones

• Recopilación de la documentación financiera y administrativa requerida por el cliente – persona responsable de solicitar a bancos, hacienda, organismos públicos, documentación como: Avales bancarios, documentos de estar al corriente con la seguridad social, etc.

• Análisis de costes y precios – persona responsable de analizar el coste – beneficio de la oferta según la hoja de costes. Negocia el porcentaje de participación en caso de establecer una unión temporal de empresas. Y establece el precio final y el riesgo que asumirán.

Además de estas cuatro principales actividades, deberás asignar algunas tareas adicionales como: elaboración de planos, diseño de gráficos, diagramas de flujos, etc. Alguien que haga un check list de los puntos importantes de la oferta, alguien que diseñe el modelo financiero para mostrar cuantitativamente el valor de tu solución, alguien que escriba y redacte la oferta, alguien que analice el mejor y peor escenario, alguien que realice la maquetación y organice de todos los elementos en el orden previsto dentro del documento etc.

Estas actividades no son las únicas ni son exclusivas. Según la complejidad de la oferta necesitaras más o menos personas, lo importante es que tengas claro cuales son las actividades que deben realizarse y quienes son los responsables de cada una de ellas. Cada persona del equipo debe formar parte y estar involucrados en la preparación de la oferta ganadora, cuanto más comprometidos estén mas fuerte será la oferta.