Planificación de la zona de ventas: Método, Plantilla y Ejemplos prácticos

Las zonas de ventas, también conocidas como territorios de ventas, se refieren a la segmentación específica del mercado o área geográfica asignada a un vendedor o equipo de ventas.

Cada zona representa un área donde el vendedor tiene la responsabilidad y autoridad para fomentar relaciones con clientes actuales y potenciales, y para cerrar ventas. Estas zonas pueden definirse por varios criterios, como regiones geográficas, tipos de clientes, tamaño del mercado, o incluso tipos de productos.

La planificación de la zona de ventas es importante para asegurar que los recursos de ventas se utilicen de manera eficiente y para evitar superposiciones y conflictos entre los vendedores. Además, permite a las empresas focalizar sus esfuerzos de ventas en áreas específicas para maximizar la cobertura del mercado y la eficacia de las ventas.

Una buena asignación y planificación de la zona de ventas puede llevar a un aumento en la productividad de los vendedores, una mejor atención al cliente y, en última instancia, a un incremento en las ventas y beneficios de la empresa.

El valor de las zonas de ventas no se les escapa a la mayoría de los directores de empresas. El problema es hacer que tu planificación de la zona de ventas sea justa sin que consuma todo tu tiempo.

Si te cansa ver cómo los vendedores se quejan del tamaño o valor de sus zonas, entonces es momento de pensar detenidamente en tu estrategia de planificación de la zona de ventas. Ten en cuenta que no se trata solo de cómo creas las zonas inicialmente; también tiene que ver con cómo optimizas tu planificación con el tiempo para alcanzar mayores ventas.

En este artículo, te explicaremos por qué el mapeo de zonas de ventas es tan importante para hacerlo correctamente, cómo crear un mapa de zona de ventas si aún no tienes uno y cómo optimizar tu planificación de la zona de ventas.

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¿Qué es la planificación de la zona de ventas y por qué es importante?

La planificación de la zona de ventas es el proceso de definir las áreas de tu mercado objetivo de las que los vendedores son responsables de “atacar” y desarrollar.

Aunque solo algunas empresas se molestan en la planificación de la zona de ventas, existen numerosas razones para hacerlo.

Dividir los mercados estratégicamente

En una situación ideal, los responsables de ventas asignarían cada cuenta al vendedor más adecuado. Si alguien tiene experiencia en finanzas, estaría a cargo de cada operación financiera. Si alguien se especializa en ventas a empresas, estaría a cargo de cada cuenta empresarial.

Esto nunca sucede cuando las cuentas se asignan al azar, pero es casi un hecho cuando hablamos de la planificación de la zona de ventas. Después de todo, tú eliges cómo se divide tu mercado y a qué vendedores asignar a cada territorio. Así, todos tienen el mismo potencial de ventas.

Crear zonas de ventas justas

Es difícil dar a todos tus vendedores la misma oportunidad. Pero una estrategia de planificación de la zona de ventas bien definida y ejecutada debería crear zonas justas con las que todos estén contentos.

Al crear zonas justas, también aumentarás la efectividad de todos tus vendedores, mejorarás la moral del equipo y aumentarás el número de oportunidades que tu equipo genera.

Gestionar mejor los recursos

Solo tienes un número limitado de vendedores en tu equipo de ventas, y estos vendedores solo tienen ciertas horas al día. Una efectiva planificación de la zona de ventas de territorios asegura que dividas tu mercado total disponible en segmentos de clientes para maximizar la asignación de recursos.

Cada vendedor obtiene un mercado de tamaño similar y suficientes oportunidades para mantenerlos ocupados sin llegar a saturarse.

Maximizar la productividad del vendedor

La planificación de la zona de ventas puede aumentar seriamente la productividad de las mismas al permitir que los vendedores se concentren en cuentas cercanas o relacionadas entre sí. Esto facilita mucho la agrupación de tareas como la investigación, ya que muchas empresas comparten características.

También puede mejorar las rutas de ventas de tu equipo de ventas externo. Si estás mapeando zonas de ventas por área geográfica (por códigos postales), tu equipo de ventas en campo ahorrará mucho tiempo de viaje gracias a una planificación de rutas eficiente.

La relevancia de esto es importante, sobre todo considerando que en el ámbito de las ventas, que demanda bastante tiempo, los vendedores dedican aproximadamente dos tercios de su tiempo a tareas que no están directamente relacionadas con la venta.

Cómo realizar una planificación de la zona de ventas de manera efectiva

Sigue estos pasos al detalle si aún no te has puesto a pensar en tu planificación de la zona de ventas.

Define tus objetivos de ventas

¿Qué intentas lograr con el mapeo de zonas de ventas?

Inicia tu proceso de planificación de la zona de ventas estableciendo objetivos claros. Piensa en los objetivos de la empresa que quieres lograr no solo a corto plazo, sino también a largo plazo.

¿Serán tus objetivos de zonas de ventas adecuados en un año cuando la empresa haya crecido? ¿O vas a tener que volver a hacer todo el duro trabajo que has realizado?

Los objetivos comunes incluyen:

• Aumentar la cuota de mercado en una región particular
• Lanzar un nuevo producto
• Incrementar las ventas

Una vez que conoces tus objetivos, puedes crear zonas de ventas que se alineen con ellos.

Al mismo tiempo, crea objetivos de ventas para rastrear tu rendimiento. Estos podrían ser basados en ingresos (el valor del embudo de ventas de cada mercado, el valor de los tratos cerrados, etc.) o basados en actividades (número de tratos en tu embudo de ventas, número de reuniones programadas, etc.).

Entiende a tus mejores clientes

Aunque la planificación de la zona de ventas implica segmentar tu público objetivo según una o más características, sigue siendo muy importante asegurarte de que las cuentas objetivo justifiquen el tiempo invertido por tus vendedores. Esto generalmente significa seleccionar cuentas que se asemejen a tus mejores clientes actuales.

Un perfil de cliente ideal (PCI) es una herramienta analítica que permite a las empresas identificar las características comunes de sus clientes más valiosos. Se trata de un análisis cuantitativo que utiliza datos firmográficos y demográficos para crear una descripción detallada de los tipos de cuentas o clientes que han demostrado ser los más beneficiosos para la empresa.

Los datos firmográficos se refieren a atributos de las empresas como su sector, tamaño (número de empleados, por ejemplo) y nivel de ingresos. Los datos demográficos, por otro lado, pueden incluir la edad, el género, la educación o la ubicación de los contactos clave dentro de estas empresas.

Esta información se recopila generalmente a través del CRM (Customer Relationship Management), donde se almacenan y gestionan los datos de los clientes. Al analizar estas características, las empresas pueden formar uno o varios Perfiles de Cliente Ideal. Estos perfiles sirven como modelos para identificar y priorizar nuevas cuentas potenciales que comparten atributos similares, aumentando así la probabilidad de que estas nuevas cuentas sean rentables y valiosas para la empresa.

Crear PCIs es una forma eficaz de asegurarse de que el tiempo y los recursos de ventas se inviertan en cuentas que tienen alta probabilidad de éxito, basándose en el historial de relaciones positivas con clientes similares. Esto ayuda a las empresas a enfocar sus esfuerzos de ventas y marketing de manera más estratégica, dirigiéndose hacia aquellos segmentos de mercado que tienen mayor potencial de rendimiento.

No importa la característica que finalmente utilices para la planificación de la zona de ventas, habrá docenas de diferentes tipos de empresas a las que dirigirse. Al crear un PCI, das a tus vendedores una directriz aún más específica, permitiéndoles ignorar todos los otros tipos de empresas que podrían abordar en su área y enfocarse en aquellas que se espera ofrezcan el mejor valor a largo plazo para tu empresa.

Un PCI también permitirá a tus vendedores calificar cuentas más rápidamente y definir mejor su mensaje para que impacte a los posibles prospectos. De esta forma, los vendedores pueden volverse aún más efectivos y productivos.

Involucra a tus vendedores

Involucra a tus vendedores en cada etapa de planificación de la zona de ventas. Ellos serán quienes finalmente tendrán la tarea de vender en dichos mercados, por lo que es importante que estén conformes con el proceso de creación de estas zonas.

En particular, es esencial aprovechar las fortalezas y debilidades de tus vendedores.

Utiliza un análisis DAFO (Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades) para desglosar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades de tus vendedores y los mercados potenciales.

Por ejemplo, tal vez un vendedor tenga mucha experiencia en un sector pero ninguna en otro. O quizás haya un competidor importante en un territorio que requiere de un vendedor experimentado para competir contra él.

Cuanto mejor comprendas a tu equipo, más fácil será realizar una buena planificación de la zona de ventas que se alinee con las fortalezas de tus vendedores.

Por ejemplo, no querrías asignar a un vendedor a un mercado internacional si no habla el idioma local. Del mismo modo, querrías asignar un sector específico a un vendedor si ya ha trabajado en ese sector anteriormente.

Crear y asignar zonas de ventas

En el pasado, las zonas de ventas se basaban en el uso de datos geográficos para crear territorios físicos, áreas de un mapa de las cuales cada vendedor era responsable. Este método no funciona para muchas empresas B2B, cuyos clientes principales no se concentran en áreas geográficas específicas.

En su lugar, considera usar una de las siguientes características para la planificación de la zona de ventas:

• Área
• Producto
• Tipo de cliente
• Canal de ventas
• Valor de la venta

Incluso podrías querer usar múltiples características para crear zonas si eres una empresa grande con un amplio mercado disponible. Por ejemplo, podrías crear zonas por región (América del Norte, Europa, Asia, etc.) y luego dividir cada una de esas zonas por tipo de cliente.

Cualquiera que sea el método que elijas, asegúrate de que tus zonas estén divididas de manera que te ayuden a alcanzar los objetivos que estableciste al inicio de este proceso.

Históricamente, los vendedores han ejecutado la planificación de la zona de ventas usando hojas de cálculo o mapas físicos. Aunque ambos instrumentos todavía son comunes en algunas empresas, son ineficientes.

Hoy en día, es más común que los equipos de ventas dejen de lado su CRM y usen un software interactivo de mapeo de zonas de ventas para la planificación de la zona de ventas.

Actualmente, es más habitual que los equipos de ventas opten por usar software interactivo de mapeo de zonas de ventas en lugar de depender exclusivamente de su CRM para la planificación de la zona de ventas.

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Cómo optimizar tu planificación de la zona de ventas

Las revisiones periódicas son importantes para mantener una planificación de la zona de ventas justa. No deseas que tus vendedores pierdan motivación por no tener las mismas oportunidades de comisión que otros con zonas más ventajosas.

Analizar el rendimiento del vendedor

¿Sigues teniendo a los miembros adecuados del equipo asignados a cada zona? ¿Está un vendedor teniendo dificultades para manejar una zona por su cuenta?

Estas preguntas requieren que sigas los KPIs de ventas para analizar el rendimiento de tus vendedores y determinar el éxito de tu estrategia de ventas.

Puedes usar los KPIs listados a continuación para evaluar el rendimiento del vendedor. Idealmente, quieres ver a los vendedores sobresalir de maneras que no lo hacían antes de que crearas la planificación de la zona de ventas. En otras palabras, quieres ver su progreso a lo largo del tiempo.

Indicadores clave de desempeño (KPIs) de éxito del cliente para medir la retención y el crecimiento:

1. ARR renovado trimestralmente (Ingresos Recurrentes Anuales Renovados Trimestralmente): Este indicador mide la cantidad de ingresos recurrentes anuales (ARR) que han sido renovados durante un trimestre específico. Representa la cantidad de ingresos que tus clientes han acordado pagar por tu producto o servicio durante otro año. Es un KPI importante para medir la retención de clientes y la estabilidad de tus ingresos.
2. Oportunidades de renovación trimestrales: Las «oportunidades de renovación trimestrales» son los casos en los que los contratos de tus clientes están llegando a su vencimiento y tienen la opción de renovar. Esta métrica rastrea cuántos contratos están en ese punto crítico y brinda una visión de cuántas oportunidades tienes para retener a esos clientes.
3. Tasa de pérdida de clientes: La «tasa de pérdida de clientes» es un indicador que mide la proporción de clientes que han dejado de utilizar tus productos o servicios en un período de tiempo determinado. Se expresa como un porcentaje y puede ayudarte a evaluar cuántos clientes estás perdiendo en relación con tu base de clientes total.
4. ARPU (Ingreso Promedio por Usuario): El «ARPU» es una métrica que calcula cuánto ingreso generas en promedio por cada usuario o cliente. Se obtiene dividiendo los ingresos totales entre el número de usuarios. Esta métrica es útil para comprender cuánto valor aporta cada cliente a tu negocio.
5. NRR (Retención Neta de Ingresos): El «NRR» es un indicador que evalúa la retención de ingresos de tus clientes existentes. Mide cuánto ingreso has retenido de tus clientes, considerando tanto la pérdida como la expansión de ingresos (a través de ventas adicionales o ventas cruzadas) en un período determinado. Es una métrica clave para el crecimiento sostenible.
6. Ventas Adicionales / Ventas Cruzadas: Este punto se refiere a la práctica de vender productos o servicios adicionales a tus clientes actuales (ventas adicionales) o venderles productos o servicios relacionados pero diferentes (ventas cruzadas). Estas estrategias pueden aumentar tus ingresos y fortalecer la relación con tus clientes.
7. Salud del Cliente: La «salud del cliente» es una evaluación de qué tan satisfechos y comprometidos están tus clientes con tu producto o servicio. Puede involucrar métricas como la retroalimentación del cliente, la satisfacción del cliente y otros indicadores de compromiso.
8. Adopción: Se refiere a qué tan bien tus clientes están utilizando y aprovechando tu producto o servicio.
9. Costo de Retención del Cliente: El «costo de retención del cliente» es la inversión que haces para mantener a tus clientes actuales en lugar de adquirir nuevos clientes. Incluye gastos relacionados con el servicio al cliente, programas de lealtad y otras estrategias diseñadas para mantener a los clientes satisfechos.

Estos son KPIs (Indicadores Clave de Desempeño) analizan la calidad de las cuentas que cierran tus vendedores. Por ejemplo, un ARR trimestral renovado de manera consistente y alto significa que los compradores siguen utilizando tu producto. Tasas elevadas de ventas adicionales y ventas cruzadas indican que existe la oportunidad de hacer crecer las cuentas incluso si ya han sido cerradas.

Puedes hacer un seguimiento de estas métricas para todo tu canal de ventas, pero el valor real radica en medir estos KPIs en cada territorio de ventas. De esa manera, puedes ver cuáles territorios superan a otros y si asignar más representantes a territorios de alto valor puede ser útil.

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Pronosticar ventas futuras

No solo debes utilizar datos actuales e históricos para la planificación de la zona de ventas.

¿Han cambiado los territorios de valor? ¿Es probable que cambien en el futuro? Utiliza la previsión de ventas para evaluar el potencial del mercado al planificar las ventas.

En lugar de utilizar un método de pronóstico de ventas que se base en datos históricos, te recomendamos usar uno basado en el ciclo de ventas o la probabilidad de etapa de oportunidad para evaluar el potencial de los territorios en el futuro.

Utiliza un software

Un software de planificación de zonas de ventas es una herramienta versátil que va más allá de la simple creación de territorios de ventas. También desempeña un papel fundamental en la gestión continua y la optimización de estos territorios en el futuro.

1. Gestión de Territorios de Ventas: Una vez que has establecido tus territorios de ventas, el software te permite administrarlos de manera efectiva. Puedes asignar vendedores a territorios específicos, dar seguimiento a las actividades de ventas en cada territorio y mantener un registro de las cuentas y clientes dentro de cada zona.
2. Optimización Futura: La verdadera eficacia del software radica en su capacidad para la optimización continua. La mayoría de las plataformas ofrecen características como información en tiempo real. Esto significa que puedes obtener actualizaciones en tiempo real sobre el desempeño de tus ventas y territorios. Esto facilita la identificación temprana de problemas potenciales, como caídas en las ventas o desafíos en la moral del equipo.
3. Corrección de Problemas: Cuando se detectan problemas en un territorio, el software te permite abordarlos de inmediato. Esto podría implicar cambios en la asignación de representantes, ajustes en las estrategias de ventas o la implementación de nuevas tácticas para recuperar el rendimiento. La ventaja clave es que puedes corregir problemas antes de que tengan un impacto significativo en las ventas o en la moral del equipo.
4. Reajuste de Territorios: En casos en los que los problemas requieran cambios en la estructura de los territorios, un software para la planificación de la zona de ventas facilita este proceso. Puedes reasignar cuentas y ajustar los límites de los territorios de manera eficiente para asegurarte de que estén alineados con tus objetivos de ventas.

En términos generales, un software para la planificación de la zona de ventas es una herramienta integral que abarca la creación, gestión y optimización continua de los territorios de ventas. Proporciona información en tiempo real y la capacidad de tomar medidas proactivas para garantizar un rendimiento óptimo en tus operaciones de ventas.

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¿Qué podemos concluir sobre la planificación de la zona de ventas?

Una efectiva planificación de la zona de ventas es un componente vital para el éxito de cualquier empresa. Es un proceso que va más allá de simplemente dividir un mercado en territorios. Se trata de una estrategia continua que involucra la creación de territorios de ventas, su gestión y su optimización constante.

La dirección desempeña un papel clave en este proceso. La capacidad de diseñar territorios de ventas que reflejen las realidades del mercado y las metas de la empresa es esencial. Sin embargo, no termina ahí. La gestión efectiva de estos territorios es igualmente importante. Esto implica asignar vendedores de manera estratégica, dar seguimiento a las actividades de ventas y supervisar el desempeño en cada territorio.

La verdadera ventaja de una planificación de la zona de ventas exitosa se basa en su capacidad de adaptación. El uso de herramientas de software avanzadas permite obtener información en tiempo real sobre las ventas y el rendimiento de los territorios. Esto facilita la identificación temprana de problemas, como una disminución en las ventas en un área específica o desafíos en la moral del equipo de ventas.

La capacidad de corregir estos problemas antes de que tengan un impacto significativo en la empresa es un activo valioso. Además, la flexibilidad para reajustar los territorios según sea necesario garantiza que estén alineados con los objetivos de ventas en constante evolución.

Así pues, una efectiva planificación de la zona de ventas es esencial para el crecimiento y la eficiencia de cualquier empresa. Implica no solo la creación de territorios, sino también su gestión y optimización continua. Con una dirección sólida y el uso de herramientas de software adecuadas, es posible lograr una planificación de zona de ventas exitosa que impulse el éxito de la organización a largo plazo.

Consejos para mejorar tu embudo de ventas con la planificación de zonas de ventas

• Diversifica las fuentes de prospectos en tu embudo de ventas: Planificar la zona de ventas implica asegurarse de tener múltiples fuentes de prospectos para alimentar su embudo de ventas. Dependiendo de su negocio, puede explorar diversas fuentes, como clientes satisfechos, asociaciones, redes sociales, internet, catálogos, ferias y más. Diversificar sus fuentes de prospectos es clave para garantizar un flujo constante de oportunidades de ventas.
• Potencia tu zona de ventas con estrategias inteligentes: En el ámbito industrial, la clave para planificar efectivamente tu zona de ventas es atraer a tus prospectos de manera inteligente desde el principio. Un enfoque poderoso es ofrecer regalos estratégicos que no solo atraigan su atención, sino que también generen clientes leales. Tomemos, por ejemplo, una revista especializada en la industria manufacturera. Puedes enviar a tus prospectos una publicación gratuita que no solo proporciona información valiosa, sino que también incluye una oferta especial para suscribirte a un precio más ventajoso. Esta táctica no solo despierta tu interés inicial, sino que también establece una relación sólida desde el inicio.

Otro caso ilustrativo proviene del mundo del comercio en línea. Si vendes maquinaria industrial, puedes ofrecer un libro electrónico gratuito sobre optimización de procesos en la industria. Este libro electrónico no solo te beneficia al brindarte conocimientos útiles, sino que también te lleva directamente a tu embudo de ventas. Además, podemos mencionar el ejemplo de una empresa que comercializa productos para el mantenimiento de piscinas.

Para ingresar a un nuevo mercado, lanzaron un anuncio en un periódico local ofreciendo un libro sobre el mantenimiento de piscinas de forma gratuita. Este regalo atrajo a profesionales interesados en el libro, que resultó ser un producto de bajo costo pero de gran valor para ellos. Construiste una base de datos de clientes que comenzaron a interactuar con tu embudo de ventas, lo que finalmente te permitió vender productos para piscinas.

Estos ejemplos destacan cómo regalar algo al comienzo del embudo puede ser una estrategia poderosa para atraer prospectos, crear relaciones sólidas y cerrar ventas en el futuro. Planificar tu zona de ventas de manera estratégica desde el principio puede marcar una gran diferencia en la efectividad de tu proceso de ventas en el sector industrial.

• Mantén la Continuidad: Crea un plan de compras continuado que ofrezca a los clientes la opción de comprometerse a largo plazo. Esto garantiza ingresos recurrentes y una relación sólida con tus clientes, lo que a su vez crea más oportunidades para ventas adicionales en el futuro.
• Aprendizaje Continuo: Mantente actualizado con las tendencias y mejores prácticas en ventas y planificación de zonas de ventas. La educación continua te ayudará a identificar nuevas oportunidades y a optimizar constantemente tu embudo de ventas.
• Evalúa y Ajusta: Regularmente, analiza el rendimiento de tu embudo de ventas y realiza ajustes según los datos y el feedback de tus clientes. La mejora continua es esencial para mantener tu embudo efectivo y adaptado a las cambiantes necesidades del mercado.