Cómo administrar el tiempo de los vendedores técnicos con una estructura simple

El éxito en la venta está en saber administrar el tiempo de los vendedores técnicos. Un buen director comercial debe ayudar a eliminar al máximo las pérdidas de tiempo que no ofrecen valor para la venta. En otras palabras, una correcta gestión del tiempo de los ingenieros en ventas a la hora de captar nuevos clientes o de gestionar las cuentas clave de su territorio de ventas.

Quiero compartir contigo una estructura simple para administrar el tiempo de los vendedores técnicos. Empieza por tomar tu lista actual de tareas y clasifícales por: importancia, impacto y cronograma. Debes asignar a cada tarea una calificación. Estas calificaciones pueden ir del 1 al 3, del 1 al 5, o de la a “A” la “Z”. Te recomendamos usar un sistema de calificación que tu software de calendario pueda gestionar. Para nuestros ejemplos, usaremos 1 (alto), 2 (normal) y 3 (bajo).

Importancia

Cuando hablamos de administrar el tiempo de los vendedores técnicos, la importancia de una actividad comercial, se refiere a qué tan importante considera la tarea quien toma las decisiones por parte del cliente. Un cliente puede solicitar tu asistencia porque no puede completar un paso crítico en su proceso de ventas hasta que no le prestes tu ayuda, o porque algo que dijiste llamó su atención y tiene la curiosidad suficiente como para querer detalles técnicos adicionales. Nótese que esto se refiere a quien toma las decisiones, no al individuo. En muchos casos, es posible que desees retrasar aquellas demandas que consuman tiempo y vengan de parte de uno de los miembros del equipo del cliente que no es crítico para el proceso. También considera si es una tarea interna o externa. Si la tarea está orientada hacia el exterior, normalmente será más importante que una simple tarea interna.

Impacto

El impacto comprende el potencial impacto que tiene la actividad que vas a realizar sobre la probabilidad de cerrar esa venta. Esto se refiere esencialmente a qué tan importante es la tarea para ti. Si es un paso crítico en el proceso de compra del cliente, como por ejemplo ver una demostración del producto, realizar una medición in situ de algo para cuantificar el impacto del problema del cliente, o simplemente responder a los requerimientos técnicos solicitados por el cliente para la decisión de compra, entonces probablemente sea importante y tenga un gran impacto.

Cronograma

Un paso importante al momento de administrar el tiempo de los vendedores técnicos es asignar una fecha de culminación a cada ítem. Esta fecha debe ser cuando el cliente espere una respuesta. Si el cliente no te ha dado una fecha esperada, tú debes proponerle una basándote en tu calendario actual y en tu estimación de la importancia y del impacto de dicha tarea. Cuando se está priorizando, el cronograma es un problema de sí o no. Si te has comprometido con una fecha u hora, debes o bien cumplirla, o renegociar el compromiso.

Veamos algunos ejemplos de cómo un ingeniero de ventas puede gestionar un calendario basándose en las tres características que hemos discutido: importancia, impacto y cronograma.

• Ejemplo 1 – Cómo administrar el tiempo de los vendedores técnicos ante una solicitud de un seguimiento técnico: Si un ingeniero en una demostración te pide que hagas un seguimiento de un punto técnico particular, esto probablemente merecerá un 3, tanto en importancia como en impacto. Si la persona que toma las decisiones hace una pregunta sobre alguna de tus referencias, esto puede merecer un 1 en importancia, y un 3 en impacto. En algunos casos, lo opuesto también puede ser verdad. Si el que toma las decisiones no ha mostrado ningún interés, pero pide más información sobre un diferenciador clave, esto puede representar una importancia de 3 en la mente de esta persona, pero la tarea tendría un potencial impacto de 1 si ayuda a generar un interés real por parte del cliente potencial.
• Ejemplo 2 – Asistencia a una feria: Esto probablemente merecería un 2 por importancia, y un 3 por impacto. Las ferias realmente son actividades enfocadas hacia el interior, que no tienen mucha probabilidad de generar ventas para tu equipo. Esto puede variar dependiendo del sector industrial.
• Ejemplo 3 – Sesiones de capacitación: Sólo deberías comprometerte con la formación que sea importante, porque te saca fuera del campo de batalla; por lo tanto, se categoriza con un 1 para importancia. La formación no tiene un impacto directo en las ventas, por lo que le daríamos un 3. Tiene un elemento significativo de cronograma que debes considerar. Generalmente, es imposible reorganizar de manera arbitraria una sesión de formación.

Ahora que tienes una lista de tareas que debes completar en un determinado espacio de tiempo. Utiliza las reglas que hemos visto sobre cómo administrar el tiempo de los vendedores técnicos para que puedan ayudarte a priorizar: primero cronograma, luego impacto, y por último importancia.

Para aquellos que quieran conocer más sobre cómo administrar el tiempo de los vendedores técnicos con una estructura simple, les invito a revisar el curso de ventas para ingenieros ofrecido por VAO que explica en detalle cómo alinear las actividades comerciales de un vendedor técnico, con su tiempo, clientes y tipos de mercado objetivo.