Cómo establecer objetivos de prospección realistas para los vendedores

En el ámbito de las ventas B2B, un desafío común que persiste entre los equipos de ventas es el dilema de la prospección.

Es una situación en la que los vendedores, esas figuras esenciales en cualquier organización encargadas de impulsar los ingresos, a menudo temen el proceso de enfrentarse al telefóno para cerrar citas comerciales con altos cargos y crear interés.

Mientras tanto, sus gerentes de ventas, impulsados por la necesidad de cumplir con los objetivos y aumentar el crecimiento, constantemente exigen más esfuerzos de prospección a sus miembros del equipo. La causa raíz de este problema a menudo se puede rastrear hasta la aversión de los vendedores a un aspecto particular de la prospección: las llamadas en frío.

A pesar del cambiante panorama de las ventas y el marketing, impulsado en gran parte por la llegada de las redes sociales y las tecnologías digitales, la prospección basada en llamadas telefónicas sigue siendo un pilar fundamental para muchos equipos de ventas.

Aunque han surgido nuevos canales y métodos, la prospección basada en llamadas telefónicas continúa siendo una forma principal de llegar a posibles clientes y generar oportunidades de venta.

Entonces, ante esta tensión continua entre la reticencia de los vendedores y las demandas de los gerentes de ventas, ¿qué puede hacer un gerente para garantizar que su equipo sea más proactivo en sus esfuerzos de prospección?

Una técnica efectiva es que los gerentes de ventas trabajen estrechamente con sus miembros del equipo de ventas, de manera individual y colectiva, para establecer objetivos de prospección realistas de actividad para la captación de nuevos clientes.

Estas metas no deben ser arbitrarias ni impuestas desde arriba, sino que deben ser el resultado de un proceso colaborativo que tenga en cuenta diversos factores.

Pasos para establecer objetivos de prospección con el equipo de ventas

El primer paso en este proceso es reconocer la importancia de comprender los desafíos y preocupaciones únicas de cada vendedor. Los gerentes de ventas deben ser oyentes empáticos y reconocer que no todos se sienten igual de cómodos con la prospección.

Las llamadas en frío, por ejemplo, pueden ser una tarea intimidante para muchos, y esta aversión puede tener un impacto significativo en su motivación y desempeño en esta área crítica.

Una vez que los gerentes de ventas hayan establecido una relación con sus miembros del equipo y hayan obtenido una comprensión más profunda de sus preocupaciones y temores, pueden comenzar a guiarlos a través de la matemática de la prospección. Esto implica desglosar las metas de actividad de prospección en incrementos manejables y alcanzables.

Al demostrar que la tarea aparentemente abrumadora de la prospección puede abordarse de manera gradual y paso a paso, los gerentes de ventas pueden ayudar a aliviar parte de la ansiedad que a menudo rodea a esta actividad.

Por ejemplo, en lugar de decirle a un vendedor que realice 100 llamadas en frío en un día, un gerente podría sugerir comenzar con diez llamadas y aumentar gradualmente el número con el tiempo.

Este enfoque gradual permite a los vendedores construir su confianza y competencia en la prospección sin sentirse abrumados. Es una forma de superar la brecha entre su aversión a las llamadas en frío y la necesidad de la tarea.

Además, la matemática para establecer la cantidad de actividad que permitirá alcanzar los objetivos de prospección puede resultar esclarecedora para los vendedores. Al desglosar los números, los gerentes de ventas pueden mostrar a sus miembros del equipo la correlación directa entre la actividad de prospección y su éxito general en las ventas.

Pueden ilustrar cómo alcanzar un cierto número de prospectos puede llevar a un número específico de reuniones u oportunidades, y, en última instancia, a un cierto número de ventas. Esta conexión tangible entre el esfuerzo y el resultado puede ser un poderoso motivador.

Además de establecer metas realistas de actividad, los gerentes de ventas también deben proporcionar el apoyo y los recursos necesarios para ayudar a sus miembros del equipo a tener éxito en sus esfuerzos de prospección.

Esto puede incluir ofrecer sesiones de capacitación sobre técnicas efectivas de llamadas en frío, brindar acceso a herramientas y tecnología de prospección, o incluso emparejar a vendedores menos experimentados con colegas más experimentados para recibir orientación y consejos.

Además, las revisiones periódicas y las evaluaciones de desempeño son componentes esenciales de este proceso. Los gerentes de ventas no deben limitarse a establecer las metas de prospección y retirarse; deben mantener un diálogo continuo con los miembros del equipo, ofrecer retroalimentación, celebrar pequeños logros y realizar los ajustes necesarios a medida que cambien las circunstancias.

El desafío de lograr que los equipos de ventas abracen la prospección puede ser intimidante, pero no es insuperable. Al abordarlo con empatía, colaboración y una comprensión clara de la matemática detrás de la prospección, los gerentes de ventas pueden capacitar a sus miembros del equipo para superar su aversión a las llamadas en frío y convertirse en prospectadores más efectivos.

En el Curso de prospección de ventas B2B ayudamos a establecer metas realistas de actividad y proporcionamos el apoyo y los recursos necesarios en este proceso para mejorar los resultados de captación y cierre de citas de tus vendedores. 

Cálculos para definir los objetivos de prospección de nuevos clientes

Uno de los métodos más efectivos para establecer metas de prospección realistas es comenzar con el objetivo financiero que el vendedor desea alcanzar.

Utilicemos un ejemplo sencillo: uno de tus vendedores tiene como objetivo ganar $50,000 en comisiones este año. Supongamos que en este ejemplo tu vendedor gana una comisión del 10% en todas las ventas; por lo tanto, tendrá que cerrar $500,000 en negocios este año para alcanzar su objetivo financiero.

Una vez que se haya establecido el objetivo financiero del vendedor, es necesario ayudar al vendedor a convertir este objetivo en niveles de actividad de prospección. Comienza por ayudar al vendedor a calcular la cantidad de acuerdos que necesita cerrar para lograr $500,000 en ventas.

Supongamos que el tamaño promedio de los acuerdos para tu equipo de ventas ha sido históricamente de $10,000. Esto significa que nuestro vendedor deberá cerrar 50 acuerdos en un año.

Cincuenta acuerdos al año, o un poco más de cuatro acuerdos por mes, parece lo suficientemente fácil, pero ahora debes traducir eso en una actividad concreta. Esto implica analizar los datos de tu sistema CRM para determinar las ratios de su equipo de ventas.

¿Cuál es su ratio de propuestas para cierre? Si su ratio es de 2:1, entonces es evidente que tu vendedor deberá presentar 100 propuestas al año para cerrar 50 acuerdos y alcanzar su objetivo financiero. ¿Cuántas reuniones calificadas se convierten en propuestas? Si es de 3:1, entonces tu vendedor deberá tener 300 reuniones calificadas durante el próximo año para presentar 100 propuestas.

El siguiente cálculo es la cantidad de prospectos con los que tu vendedor necesita hablar para obtener 300 reuniones. Supongamos que la ratio de conversaciones con prospectos a reuniones calificadas en tu equipo de ventas es de 5:1. Esto significa que necesita tener 1,500 conversaciones para obtener 300 reuniones.

Ahora viene el cálculo más importante: ¿cuántas llamadas necesita hacer tu vendedor? Las tasas de conexión típicas son de 8:1, es decir, ocho intentos de llamada por cada conexión. Esto significa que tu vendedor debe realizar 12,000 llamadas para tener 1,500 conversaciones. Esto se traduce en 48 intentos de llamada por día (suponiendo 251 días laborables en un año).

¿Cuántas llamadas de prospección se requieren para alcanzar los objetivos de prospección y comisiones?

• Objetivo financiero anual del vendedor: $50,000 en comisiones.
• Volumen de ventas necesario para ganar comisiones: $500,000 en ventas.
• Número de acuerdos cerrados requeridos para alcanzar el volumen de ventas: 50 acuerdos.
• Número de propuestas necesarias para cerrar 50 acuerdos: 100 propuestas.
• Número de reuniones calificadas necesarias para 100 propuestas: 300 reuniones.
• Número de conversaciones con prospectos necesarias para programar 300 reuniones: 1,500 conversaciones.
• Número de intentos de llamada para obtener 1,500 conversaciones: 12,000 intentos de llamada.
• Número de intentos de llamada por día: 48 llamadas por día.

Ahí lo tienes. Un objetivo de actividad de prospección de 48 llamadas al día. Lo que los vendedores a menudo descubren al hacer los cálculos de prospección es que lograr sus objetivos financieros generalmente requiere un número mayor de llamadas de prospección de lo que habían anticipado. Ayudar a los vendedores a hacer los cálculos les permite comprender la cantidad de esfuerzo de prospección necesario.

Cómo mejorar la eficiencia de la prospección a partir de los objetivos

Por supuesto, como gerente de ventas, debes centrarte en oportunidades para hacer que los esfuerzos de prospección de tu equipo sean más eficientes, ya que esto aumentará significativamente la motivación de tu equipo en la prospección. Un análisis fundamental que puedes llevar a cabo es si tu equipo está contactando a los prospectos adecuados.

¿Qué tipos de clientes son los más adecuados para ti? Si realizas un análisis de tus mejores cuentas, ¿qué características específicas tienen en común? ¿Pertenecen todos a la misma industria? ¿Tienen un tamaño de empresa similar? ¿Siguen un modelo de negocio parecido? Identificando los criterios muy específicos que te han llevado a cerrar acuerdos en el pasado, puedes concentrarte en cuentas similares para tus esfuerzos de prospección en el futuro.

A partir de aquí, debes considerar cómo utilizar herramientas de redes sociales como LinkedIn o la prospección basada en recomendaciones para aumentar la eficiencia en la prospección. Otra cosa que puedes hacer como gerente es alentar a tu equipo de ventas a reservar bloques de tiempo para hacer sus llamadas de prospección y limitar las reuniones del equipo y otras interrupciones durante estos momentos.

Si bien es probable que a los vendedores nunca les guste la prospección, hacer que comprendan las matemáticas detrás de los objetivos de nivel de actividad de prospección les ayuda a «comprarse» en estos objetivos.

Herramientas y tecnologías que pueden ayudar en la fijación y seguimiento de objetivos de prospección

En el mundo actual de las ventas y el marketing, las herramientas y tecnologías desempeñan un papel fundamental en la fijación y seguimiento de objetivos de prospección. La disponibilidad de estas soluciones ha revolucionado la forma en que los equipos de ventas abordan la prospección y les permite ser más efectivos y eficientes en su búsqueda de nuevos clientes y oportunidades de negocio.

• Sistemas de Gestión de Relaciones con el Cliente (CRM): Las plataformas CRM son una herramienta central en la prospección. Permiten a los vendedores registrar y dar seguimiento a todas las interacciones con los prospectos, lo que facilita el seguimiento de las actividades de prospección. Además, proporcionan una visión completa del historial de interacciones con un prospecto, lo que es esencial para personalizar las estrategias de prospección.
• Automatización de Marketing: Las soluciones de automatización de marketing permiten a los equipos de ventas programar y automatizar campañas de correo electrónico, seguimiento de leads y actividades de seguimiento. Esto ahorra tiempo a los vendedores al tiempo que garantiza un seguimiento constante y oportuno de los prospectos.
• Herramientas de Análisis de Datos: El análisis de datos desempeña un papel crucial en la fijación de objetivos realistas. Herramientas como Google Analytics o las integradas en las propias plataformas de CRM ayudan a evaluar el rendimiento de las estrategias de prospección y a ajustar los objetivos en función de datos concretos.
• Plataformas de Automatización de Ventas: Estas herramientas van más allá de la automatización de marketing y se centran en todo el proceso de ventas. Permiten la asignación de leads, el seguimiento de actividades de ventas y el análisis de rendimiento. También pueden proporcionar recomendaciones sobre qué leads priorizar en función de datos y comportamientos pasados.
• Redes Sociales y Plataformas Profesionales: Plataformas como LinkedIn se han convertido en herramientas poderosas para la prospección. Los vendedores pueden utilizar estas redes para investigar prospectos, establecer conexiones y participar en conversaciones relevantes con su audiencia objetivo.
• Herramientas de Gestión de Contactos: Estas herramientas ayudan a los vendedores a organizar y mantener un registro de sus contactos y prospectos. Pueden proporcionar recordatorios y alertas para el seguimiento y la interacción con los prospectos en momentos clave.
• Software de Automatización de Llamadas y Marcación: Para los equipos de ventas que dependen de llamadas telefónicas como parte de su estrategia de prospección, el software de automatización de llamadas puede aumentar la productividad al hacer que las llamadas sean más eficientes y al proporcionar análisis de rendimiento detallados.
• Herramientas de Análisis de Competencia: Comprender el mercado y la competencia es esencial para la prospección efectiva. Las herramientas de análisis de competencia pueden ayudar a los vendedores a identificar nichos de mercado, evaluar las estrategias de la competencia y adaptar sus enfoques de prospección en consecuencia.

Al aprovechar estas herramientas y tecnologías, los equipos de ventas pueden establecer objetivos de prospección más realistas y medibles, al tiempo que optimizan sus estrategias para lograr un mayor éxito en la adquisición de nuevos clientes y el cumplimiento de sus metas de ventas. La combinación adecuada de estas soluciones puede marcar la diferencia en la eficiencia y la efectividad de la prospección de un equipo de ventas.

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