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Enrique Vidal
A medida que las empresas y la tecnología han ido evolucionando, es un hecho ampliamente reconocido que realizar correctamente las operaciones de ventas es imprescindible para una empresa eficaz para alcanzar sus metas y objetivos comerciales.
El jefe de ventas es el centro de la eficacia del equipo de vendedores. Es responsable de cómo se realiza el seguimiento de las actividades y los resultados, y de cómo se comunica la información a la dirección para la toma de decisiones, todo ello con el objetivo de maximizar la productividad.
Por eso para optimizar el proceso de ventas, es necesario analizar la eficacia operativa del equipo de ventas, para lo cual estudiaremos los seis componentes siguientes:
- Gestión de datos para mejorar el proceso de ventas
Una base de datos limpia y actualizada es esencial para optimizar el proceso de ventas. En empresas de todos los tamaños, los vendedores llaman a nombres de la base de datos que no están ahí, los vendedores no actualizan sus cuentas, ni sus embudos de ventas, y los clientes potenciales no se dirigen a los vendedores. Por tanto, una base de datos puede facilitar el éxito de las ventas o paralizarlo.
- Análisis e informes
La mayoría de los directivos quieren saber dónde se están produciendo los éxitos, dónde es probable que surjan los fracasos y dónde están las oportunidades para optimizar el proceso de ventas. Lo fundamental de una base de datos limpia inicia este proceso. Los análisis y los informes alimentan la toma de decisiones inteligentes
- Previsiones
Muchas empresas triunfan o fracasan en función de sus previsiones de ventas para el trimestre o los dos trimestres siguientes. Sin una buena previsión, una empresa puede gastar demasiado y perder margen, o gastar demasiado poco y perder oportunidades de venta. Controlar las previsiones no es fácil: sólo el 60% de las empresas cree que los vendedores prevén con precisión sus propias oportunidades.
- Operaciones de precios y propuestas
Otro aspecto que hay que comprender para optimizar el proceso de ventas, es saber que el tiempo mata las ventas. Los cargos compradores a veces son despedidos o reasignados, abandonan sus puestos de trabajo o traen competidores. Y luego está la ley de la intención decreciente: cuanto más espera alguien para hacer algo, menos probable es que lo haga.Cuanto más rápido reciban los vendedores ayuda con los precios y las propuestas para aquellas ventas importantes, más ventas se realizarán. En las empresas con mejores resultados, el 75% de los vendedores siguen las directrices de precios establecidas, mientras que en el resto sólo lo hace el 56%. La ayuda con los precios y la preparación de propuestas debe ser rápida, precisa, útil y diseñada para atender primero las ventas más importantes.
- Fijación de cuotas de ventas
¿A cuánto deben ascender las cuotas de los distintos vendedores? Es una pregunta que se plantean muchos jefes de ventas. La fijación de cuotas afecta a la planificación de la acción del vendedor, a las expectativas de compensación, a la rotación, a la motivación y a muchos otros comportamientos de venta. Los vendedores de élite y de alto rendimiento creen que sus objetivos de rendimiento son exigentes, con un 83% y un 82% respectivamente. El resto se sitúa en el 72%. Por definición, el 100% de los profesionales de élite y de alto rendimiento cumplen sus objetivos de ventas. En definitiva, los profesionales con mejores resultados se fijan objetivos más ambiciosos y los alcanzan.
- Responsabilidad
Quizá uno de los males más comunes de los equipos de ventas de bajo rendimiento es la falta de responsabilidad. Es mucho más probable que los jefes de venta de aquellos equipos de alto rendimiento aborden los problemas de bajo rendimiento para optimizar el proceso de ventas.
Dejar que los vendedores con bajo rendimiento se demoren reduce los ingresos, aumenta los costos y reduce los márgenes. Además, tiene un impacto negativo en la cultura. Se trata de un área en la que el aumento de la eficacia mejora tanto los ingresos como la cultura. Sólo pocas de las empresas con mejores resultados tienen éxito en esta área, por lo que el potencial de mejora es obvio.
Sin un buen control de las operaciones, los equipos de ventas son ineficientes y cuestan demasiado. Los jefes de ventas no tienen visibilidad de cómo está funcionando la empresa ni de lo que hay que cambiar para aumentar el rendimiento y optimizar el proceso de ventas.
Guía para optimizar el proceso de ventas
A continuación, veamos una guía para optimizar el proceso de ventas y la tecnología que ayudará a dar sentido a la creación de un equipo de ventas eficaz y capacitado utilizando las herramientas adecuadas, el marco de trabajo y los mejores consejos.
¿Qué son las operaciones de venta?
Los vendedores por sí solos no consiguen cerrar ventas con éxito. Se necesita una estructura que apoye al equipo de ventas, también conocida como operaciones de ventas.
Las operaciones de ventas implican crear el equipo, las herramientas y los recursos para apoyar al equipo de ventas. Esto suele implicar el uso de una combinación de tecnología para generar, puntuar y distribuir clientes potenciales, así como la formación y la recopilación de información para realizar un seguimiento y mejorar el rendimiento.
La tecnología es cada vez más importante para optimizar el proceso de ventas. En el futuro, las operaciones de ventas estarán impulsadas por un sólido sistema de apoyo a la toma de decisiones alimentado por la Inteligencia Artificial y el Aprendizaje Automático.
¿En qué se diferencian las operaciones de ventas de la capacitación de ventas?
Las operaciones de ventas se centran en la estructura y el flujo general que se aplica a las actividades de ventas. Esto incluye la tecnología y las herramientas, la estructura del equipo y los procesos generales.
La capacitación en ventas difiere en que se centra en la formación de los vendedores y en garantizar que disponen de los recursos que necesitan para realizar su trabajo de forma eficaz a diario. Es una pieza importante del proceso general de ventas y a menudo se considera una parte de las operaciones de ventas.
Las operaciones de ventas y la capacitación de ventas pueden trabajar codo con codo dentro de una empresa, considerarse parte de las mismas responsabilidades o dividirse entre equipos separados.
Funciones y responsabilidades de las operaciones de ventas
Tanto si las operaciones de ventas son responsabilidad de una persona como si las gestiona un equipo, existen funciones claras que las operaciones de ventas desempeñan para mejorar las ventas en general. Se centran en las cuatro áreas siguientes.
- Estrategia
Las operaciones de ventas determinan el camino general hacia los objetivos de ventas que el equipo debe alcanzar, así como la forma de medir si se están cumpliendo los objetivos.
Esto suele incluir la previsión del crecimiento, la evaluación de las metodologías de ventas y las mejores prácticas, la determinación de la logística, como la asignación de territorios/regiones y las necesidades de formación, la selección de las mejores herramientas y software, y la creación de oportunidades de incentivos.
La estrategia implica medir el rendimiento y presentar informes para garantizar que se puede optimizar el proceso de ventas o determinar dónde hay que hacer cambios si no funciona.
- Tecnología
La tecnología se está convirtiendo en uno de los mayores activos para optimizar el proceso de ventas.
Herramientas como el seguimiento de datos y la Inteligencia Artificial (IA) presentes en las plataformas CRM permiten a los equipos de ventas analizar más datos que nunca antes. A continuación, se puede utilizar estratégicamente esos conocimientos para aumentar el rendimiento y, en última instancia, aumentar las ventas cerradas.
Esto incluye la toma de decisiones automatizada para la puntuación y el desembolso de clientes potenciales utilizando IA cuando se integran con otra tecnología esencial, incluido el sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
- Ventas y operaciones
La gestión de los aspectos administrativos y logísticos del proceso de ventas son las piezas operativas más concretas de las operaciones comerciales.
La estrategia y la tecnología resultan inútiles si los conceptos y las herramientas no se implementan correctamente para todo el equipo de ventas. Las ventas y operaciones implican asegurarse de que todo el mundo dispone del software que necesita, conoce sus regiones de ventas y tiene contratos y canales de comunicación claros y actualizados.
La planificación de ventas y operaciones también garantiza que el equipo de ventas esté bien dotado mediante la contratación de nuevos miembros y proporcionándoles formación de calidad, así como incentivos justos.
- Rendimiento
Más allá de las mejoras incrementales de ofrecer un programa de incentivos, optimizar el proceso de ventas mejora el rendimiento general. A menudo, esto incluye agilizar el proceso de ventas para que el equipo pueda acelerar el ciclo de ventas y cerrar más.
Para ello, muchos equipos de operaciones de ventas confían en la tecnología para realizar un seguimiento del rendimiento. Seleccionan indicadores clave de rendimiento (KPI) para medirlos y analizarlos con el fin de ajustar y optimizar el proceso de ventas. Los KPI suelen analizar datos como las tasas de conversión y las métricas de ventas relacionadas con el tiempo, el esfuerzo, el costo y los resultados que pueden evaluar la eficacia y el valor.
Basándose en la información sobre el rendimiento, el departamento de operaciones de ventas puede ofrecer formación y otros recursos para mejorar el rendimiento cuando las mediciones muestren la necesidad de una mayor optimización.
A menudo se descubre que los vendedores necesitan herramientas específicas para sacar el máximo partido del proceso. Esto podría incluir un mejor acercamiento y compromiso con el cliente utilizando plantillas, formularios y automatización, una mejor gestión de contratos, mejoras en un sistema CRM y visibilidad de las perspectivas de rendimiento que se están siguiendo.
Estrategias para optimizar el proceso de ventas: Proceso y marco
¿Cómo gestionar con éxito las operaciones de venta? He aquí un proceso y un marco sencillos con los que poder jugar para optimizar el proceso de ventas.
- Asegurarse de que los datos fluyen y son rastreables: Todo el software debe estar configurado y accesible, incluidos los CRM, la automatización y cualquier otra herramienta.
- Determinar la remuneración y los incentivos y, a continuación, contratar, incorporar y asignar regiones al equipo de ventas.
- Formar al equipo de ventas en el producto, sus objetivos de ventas y las herramientas de ventas para que sean conscientes de cómo se les ayuda a alcanzar estos objetivos.
Para optimizar el proceso de ventas, se recomienda no empezar de cero cada vez, sino repetir estos pasos para seguir midiendo la eficacia. Analizar los datos que se están recopilando y ver dónde pueden haber agujeros. ¿Se necesita más formación? ¿Hay alguna herramienta que no funciona como se pensaba? En cada una de estas áreas, ¿dónde se puede seguir introduciendo mejoras para, en última instancia, vender más?
Mejores prácticas para optimizar el proceso de ventas
Una vez que las operaciones de ventas estén en marcha, hay que tener en cuenta estas mejores prácticas y necesidades de rendimiento para optimizar el proceso de ventas y su funcionamiento.
Apropiarse de la tecnología y la gestión de datos
El departamento de ventas debe ser el propietario de la tecnología que utilizarán los vendedores y hacer de su aplicación eficaz una de sus principales prioridades. El CRM industrial para ingenieros y técnicos comerciales será una de las herramientas más importantes y debe integrarse con todas las demás para que sea eficaz.
Estas herramientas realizan un seguimiento y proporcionan datos. Esos datos deben gestionarse bien para que se puedan elaborar informes sobre ellos, analizarlos, utilizarlos para mejorar los procesos y sacarle el máximo partido a las herramientas de IA/ML que analizan los datos y ajustan las estrategias.
Seleccionar y medir los KPI
Para optimizar el proceso de ventas, se debe elegir deliberadamente qué datos se desean medir, basándose en cómo se realizará el seguimiento para alcanzar los objetivos generales. Éstos son los KPI. A continuación, se debe comunicar claramente las expectativas al equipo de ventas para que entiendan cómo se utilizarán estas métricas para medir el éxito.
En general, se querrá observar tanto el aumento de las ventas como el aumento del retorno de la inversión. Analizar las métricas utilizando los indicadores clave de rendimiento adecuados, al tiempo que se considera si están en el buen camino para alcanzar los objetivos, ayudará a cambiar estratégicamente las operaciones.
Los indicadores clave de rendimiento podrían incluir:
- Tasas de conversión de clientes potenciales.
- Métricas de generación de prospectos.
- Crecimiento mensual de las ventas.
- Puntos de contacto por vendedor.
- Plazos, como el tiempo de venta o la duración del ciclo de ventas.
- Costo de adquisición de clientes (CAC)
- Valor de vida del cliente (CLV)
- Índices de retención y rotación del personal de ventas
Liderar con coaching y mentoring
El departamento de operaciones de ventas debe establecer un sólido papel de liderazgo fijando la estrategia y los objetivos generales de ventas, al tiempo que apoya y trabaja directamente con el equipo de ventas mediante la supervisión, la tutoría y la formación del equipo.
El departamento de operaciones de ventas también debe mantenerse en contacto con otros líderes de la empresa, como el equipo de marketing, el director de operaciones, el director de tecnología, el director de informática y el director general, para estar al tanto de los objetivos empresariales más importantes.
Optimización de la base de conocimientos, las herramientas de venta y los procesos
Su función no es mantener un sistema, sino mejorar y hacer evolucionar constantemente el sistema de ventas con el fin de optimizar el proceso de ventas y vender más.
Las herramientas, el personal, los productos, las estrategias, los mercados, etc. cambian constantemente. Por tanto, se debe ser proactivo y evaluar la base de conocimientos, las herramientas y los procesos del equipo de ventas de forma continua, con el objetivo de introducir mejoras siempre que sea posible.
¿Cómo conseguir que una empresa pueda optimizar el proceso de ventas ?
Optimizar el proceso de ventas y la implantación de nueva tecnología suele ser una inversión valiosa para los equipos de operaciones de ventas que hacen malabarismos con un gran número de recursos mientras se espera que alcancen objetivos específicos y estratégicos. Y todo ello sin salirse del presupuesto para influir positivamente en el retorno de la inversión.
Hay muchas estrategias y herramientas disponibles para ayudar a optimizar el proceso de ventas. Existen herramientas que pueden ofrecer la implementación más sencilla, a la vez que proporciona aumentos constantes del 10% en las tasas de cierre.
Estas herramientas permiten distribuir de forma equitativa los clientes potenciales de mayor a menor rendimiento, maximizar la producción total de ventas y reducir la necesidad y los gastos de rotación de la fuerza de ventas.
Lo más importante es analizar a los clientes potenciales y el rendimiento para ver si se están perdiendo oportunidades de vender más para empezar a aplicar estrategias con el fin de optimizar el proceso de ventas.
