Cómo prospectar clientes de manera efectiva

Este es el antiguo enigma de las ventas con el que todo vendedor, desarrollador de negocios y gerente  de ventas se enfrenta: Cuáles son los pasos para la prospección de cliente que garantice el mayor ratio de cierre de citas con cargos que tienen la capacidad de decidir a través del envío de mensajes de ventas con la mayor personalización a gran escala.

Durante años, los dos intereses parecían surgir a expensas el uno del otro: si deseas personalizar al máximo tu mensaje de ventas, tu alcance o el números de actividades de prospección para conseguir la cita de venta esperada, sufría. Si optas por centrarte en conseguir un mayor alcance (atacar más contactos clave al mismo tiempo), tus mensajes de prospección carecerán del toque personal que muestra a un cliente potencial que has estado invirtiendo tiempo en comprender sobre su situación particular y a su empresa.

Pero los tiempos han cambiado. Ahora los vendedores y desarrolladores de negocio que están en la lucha diaria de cerrar citas de ventas con compradores clave ya no tienen que elegir entre mayor escala o mayor personalización en su mensaje de ventas. Aquí tienes algunos consejos y trucos para manejar ambos y obtener resultados bajo una secuencia de pasos para la prospección de clientes.

Pasos para conseguir un mayor alcance en la prospección de cliente 

El uso de una plataformas de marketing automático te permiten conseguir un mayor alcance con un mensaje muy personalizado. Estas plataformas tienen muchos usos, por supuesto. Pero el principal de ellos es que te permiten escalar tu mensajería personal y tu actividad de prospección, organizando tus impactos en secuencias de mensajes específicos para conseguir que los clientes se interesen por tus soluciones y quieran mantener una reunión.

Paso 1: Definir el perfil de cliente que quieres prospectar

Establece cuáles son las características de los cargos y empresas que va a atacar, me refiero a definir los criterios de segmentación que indican que un cliente tiene altas posibilidades de convertirse en una venta: Sector industrial, tamaño de empresa, tipo de empresa, cargos, retos, problemas, necesidades, etc.

Paso 2: Desarrolla una Bases de Datos de contactos clave de calidad

El segundo paso para la prospección de clientes es construir una base de datos de posibles clientes (cuentas y cargos target) que cumplen con el perfil de tu cliente ideal, aquel con mayores posibilidades de comprar tus soluciones técnicas. Recopila toda la información que necesitas para incrementar tu éxito comercial: Nombre, Empresa, Cargo, Email, Perfil LinkedIn, datos de contacto, interacción con tu Web, interacción con tus contenidos, intereses, situación actual, tamaño de la empresa, ingresos potenciales y toda la información que definiste en el paso anterior y que requieres antes de visitar a un cliente para hacer bien tu trabajo.

Existen otros desencadenantes y escenarios que pueden ayudarte a construir esta base de datos.

• LinkedIn / Sales Navigator
• A través de la Web cuando un prospecto descarga un contenido
• Asistentes a un evento como una feria
• Participantes a un Webinar o seminario web
• Puedes comprar bases de datos
• Pueden ser bases de datos anteriores clientes que ya existían en tu empresa

Además de esos desencadenantes, hay varios desencadenantes menos directos que puede utilizar para optimizar tu mensaje de prospección.

Por ejemplo:

• Se abre un correo electrónico
• Si visita tu sitio web
• Si visita tu sitio web desde un correo
• Si visualiza un contenido multimedia como un video, catálogo o PDF

Cuando crees correos electrónicos con estos activadores, no menciones la premisa. Haga su alcance todo sobre ellos.

[video-cta video_target=»https://www.ventasdealtooctanaje.com/video-guia-prospeccion-outbound-para-ingenieros» video_link=»https://www.ventasdealtooctanaje.com/wp-content/uploads/2020/02/cta-videoguia-prospeccion-outbound.mp4″]

Paso 3: Crear interés y curiosidad por tus productos y servicios usando el email, la llamada y el contenido técnico

Desarrolla la propuesta de valor y los mensajes de prospección que van a ayudar a crear interés. Se trata de un enunciado claro, corto y preciso que muestra los beneficios que los clientes pueden conseguir con sus soluciones. Además, recuerda que la propuesta de valor debe ser personalizada y transmitir credibilidad.

Utiliza de forma combinada el email de prospección, la llamada telefónica y los acompañas con enlaces a contenidos técnicos que ayuden a crear interés y curiosidad por tus soluciones.

Por supuesto, todos estos impactos deben ponerse en un flujo de trabajo donde cada impacto se realiza en un momento específico. Normalmente el trabajo de prospección con una cuenta puede durar tres semanas para conseguir cerrar la cita. Seguramente los plazos y secuencias de impactos, variarán dependiendo de tu mercado, ciclo de ventas y objetivos de crecimiento. Pero, por ejemplo, aquí te mostramos una secuencia de Pasos para la prospección de clientes que puedes utilizar:

Día 1: investigación de LinkedIn

Día 1: correo electrónico frío Nº 1 (recuerda mencionar la premisa desencadenante o un motivo para comunicarte)

Día 1: llamada en frío conforme al contexto del email Nº 1

Día 2: correo electrónico frío Nº 2 con mensaje de voz o con video de prospección personalizado

Día 8: correo electrónico frío Nº 3

Día 8: llamada en frío conforme al contexto del email Nº 3

Día 9: llamada en frío si no lograste comunicación en el día 8

Día 13: correo electrónico frío Nº 4

Día 13: llamada en frío conforme al contexto del email Nº 4

Día 14: llamada en frío si no lograste comunicación en el día 13

Día 18: llamada en frío

Día 19: llamada en frío

Día 20: llamada en frío

Día 21: correo electrónico final antes de dejar de hacer seguimiento

Paso 4: Incubación de prospectos

Incubar significa educar a tus clientes para prepararlos para la compra, este método implica enviar mensajes muy personalizados a cada cargo en función de las etapas del ciclo de venta del cliente. La incubación consiste en enviar emails bajo una secuencia con contenido que eduque, muestre los beneficios de tus soluciones y tus habilidades.

Implantar un sistema de incubación sirve para conseguir que aquellos prospectos que no están preparados, maduren. Estos recibirán de forma automática información para educarse sobre los productos y ofertas de tu empresa. La incubación sirve para calentar y conseguir que suba el puntaje de un contacto.

Paso 5: Seguimiento después de la incubación

A medida que los clientes se van incubando, estos se van calentando. Con el uso de una plataforma de puntuación de prospectos puedes asignarle un puntaje a cada contacto en función de su interacción con los contenidos de incubación, registros de actividad y nivel de enganche.

Puedes segmentar las cuentas claves que se están incubando utilizando listas de contactos dinámicas centradas en la actividad de éstos con el contenido enviado e información adicional recopilada mediante formularios progresivos que vayan rellenando. Por ejemplo, puedes tener listas por interés de producto, y el puntaje principal lo tendrán si visitan páginas de productos  marcados como importantes en la Web.

El seguimiento es automático y te ayuda a identificar cuales prospectos de las listas existentes de campañas anteriores y las nuevas bases de datos creadas a partir del proceso de prospección, están más calientes en función de su comportamiento (Lead cualificado). Recomendamos poner en marcha un sistema de calificación en función de sus datos demográficos y su nivel de interacción con los contenidos.

Utiliza estas recomendaciones e implementarlas en tu día a día cuanto antes. Si te interesa mejorar tus pasos para la prospección de clientes puedes revisar nuestro Taller en prospección avanzada para ingenieros o nuestro curso de Técnicas de Ventas por Teléfono y Videollamada para ingenieros

Cómo prospectar clientes con llamadas en Frío

Prospectar clientes con llamadas en frío sigue siendo una de las estrategias más efectivas en ventas, a pesar de ser temida por muchos. La clave para tener éxito con esta técnica radica en la preparación, la mentalidad adecuada y, sobre todo, en ofrecer valor desde el primer momento. Al iniciar la llamada, es crucial captar la atención del prospecto y evitar sonar como un vendedor tradicional.

Debes enfocarte en generar una conversación auténtica y relevante, identificando las necesidades del cliente y presentando soluciones que realmente puedan ayudar. Si logras conectar de manera genuina y superar las resistencias iniciales, aumentarás considerablemente tus posibilidades de convertir esa llamada en una reunión valiosa.

Cualquiera que haga llamadas en frío  te dirá que el comienzo de la llamada es, con mucho, lo más difícil. Esos primeros segundos son los más críticos y, sin embargo, es cuando estamos más ansiosos. El prospecto inmediatamente se forma una primera impresión, y una vez que se da cuenta de que ha respondido inadvertidamente a una llamada de ventas, su escudo de resistencia automática se activa.

Por lo tanto, es esencial que hagamos todo lo posible al principio de la llamada para evitar que ese escudo se levante, o al menos hacer nuestro mejor esfuerzo para penetrarlo.

“Déjame robarte un minuto” es una frase sencilla que prefiero usar para comenzar la llamada. Digo el nombre del prospecto primero, luego mi nombre (nombre y apellido) y, finalmente, el nombre de mi compañía. “Hola, Juan. Soy Carlos Ferrer de VAO. Déjame robarte un minuto.”

Hay varias razones por las que recomiendo comenzar la llamada de esta manera. Primero, se ajusta a mi estilo personal. Esas palabras exactas tal vez no te sirvan, pero aquí está el por qué lo sugiero. Cumple con mi filosofía de sonar cómodo, conversacional y casual. Y me gusta porque está lejos de las típicas aperturas que escuchamos todo el tiempo. No es el típico «¿Cómo estás hoy?», con énfasis en el «tú». Y está muy lejos de lo comúnmente patético: «¿Te encontré en un buen momento?» o «¿Puedo tener un minuto de tu tiempo?» Esas son malas frases, y te insto a no usarlas.

Primero, estas frases brindan una oportunidad fácil para que el prospecto te dé una respuesta negativa que no quieres escuchar. Pero más allá de eso, aconsejo no usarlas porque es lo que dicen todos los otros vendedores. No quieres ponerte en su lugar y que el contacto te agrupe con esos otros representantes que interrumpen su día o le hacen perder el tiempo.

Hay algunos otros beneficios interesantes de decir «Déjame robarte un minuto». Me gusta reconocer desde el principio que soy una intrusión inesperada. Es humano y real. De una manera sutil, deja que el prospecto sepa que lo entiendo. Estoy buscando robarle un minuto, así que simplemente lo llamo como es. A diferencia de la apertura típica, este enfoque intriga a la persona y crea una oportunidad para que el prospecto se conecte contigo. La respuesta del prospecto también abre la puerta para que demuestres respeto mientras ganas puntos en la relación.

Si realmente atrapaste a la persona en un momento horrible (camino a una reunión con su jefe o apresurándose para terminar un proyecto a tiempo para cumplir con la fecha de entrega de FedEx), ¿no es mejor dejar que la persona se vaya? No hay ninguna regla que te obligue a tener toda la conversación en tu primer intento. El prospecto está apresurado y no está en condiciones de comprometerse contigo, ni siquiera por un minuto, por lo que ofrezco dejarlo ir.

A nadie le gusta contestar el teléfono solo para ser emboscado por un vendedor no invitado. Ese tipo de reacción es típica. Pero hay momentos en los que simplemente sientes que el prospecto está en una mala situación. Otros entrenadores sugerirán que sigas con tu guion ya que tienes a la persona al teléfono. Yo recomiendo dejar que el prospecto se vaya, diciéndole (no pidiéndole) que llamarás en otro momento y ganando puntos por ser humano.

Te prometo que la segunda llamada que hagas a ese prospecto será más fácil. Te sentirás más seguro y el prospecto probablemente pensará mejor de ti por ser sensible a su situación. “Hola, Juan. Soy Carlos Ferrer volviendo a comunicarme contigo. Soy quien te llamó el martes cuando estabas tratando de ir a FedEx”. Pausa. Déjalo que te agradezca. Luego sigue como dos humanos normales entablando un diálogo. Esto funciona porque cambia toda la dinámica y el sentimiento de la llamada.

La frase “Dirijo…”: Impulsando tu Autoridad

“Dirijo…” es la siguiente frase que sale de mi boca. Antes de continuar, quiero posicionarme en la mente del prospecto. Si manejé bien la primera parte, probablemente no me está viendo como el típico vendedor y hay una buena posibilidad de mantener su escudo de resistencia abajo. Me encanta la frase “dirijo…” y a ti también te encantará.

Tan importante como lo que puede comunicar a tu contacto es lo que hace por tu propia psique. No eres un telemarketing ni una molestia innecesaria. Eres una persona de negocios importante que dirige una parte clave de tu empresa. Quiero que suenes seguro y cómodo, y esta pequeña frase ayuda mucho a que lo creas. Dila en voz alta unas cuantas veces.

• “Dirijo la zona norte de España para la Compañía ABC”.
• “Dirijo nuestro negocio de bombas centrífugas para minería”.
• “Dirijo las relaciones con clientes para XYZ”.
• “Dirijo nuestro equipo de agencias”.
• “Dirijo nuestro negocio de revendedores”.
• “Dirijo nuestro territorio sureste”.

Algunos vendedores tienen problemas para decirlo porque se ven a sí mismos demasiado abajo en el organigrama. No me importa cuál sea tu título oficial. Podemos encontrar la manera de que incorpores esta gran línea en tus llamadas al prospectar clientes. No importa tu posición formal, tú diriges algo… algo para tu empresa. Practica diciendo: “Yo dirijo…”. Te hará sentir bien y te presentará como alguien en quien el prospecto debería estar interesado y prestar atención.

Crear tu mini declaración de poder telefónica al prospectar clientes

Hasta ahora, todo bien. Nos sentamos con la mentalidad correcta, viéndonos a nosotros mismos como profesionales que quieren hacer esa llamada porque podemos ayudar al prospecto. Usamos una voz conversacional normal, reconocimos que estábamos interrumpiendo sin disculparnos, y nos posicionamos como alguien digno de participar en una breve conversación. Y ahora nos encontramos en un momento de verdad: ¿Qué decimos para atraer al prospecto a que hable más y nos invite a reunirnos cara a cara?

Este es el lugar para insertar quirúrgicamente una versión ajustada y miniatura de esa fantástica declaración de poder que creamos en el capítulo anterior. El objetivo es servir un aperitivo espectacular: una deliciosa provocación que genere un fuerte deseo por el plato principal, que es la reunión cara a cara que estamos buscando.

Cuando se presenta correctamente, esta versión telefónica de la declaración de poder establece exactamente cómo queremos que el prospecto nos vea: como alguien a quien personas como él (o empresas como la suya) buscan en busca de orientación cuando se enfrentan a problemas desafiantes.

El trabajo duro ya se había hecho; es decir, tú hiciste el trabajo pesado cuando escribiste tu declaración de poder completa en el Capítulo 8. Para que la versión mini se entregue por teléfono, sugiero que tomes tus dos temas favoritos de «problemas de clientes» (de la sección de problemas resueltos, oportunidades capturadas, resultados logrados). Me gusta elegir uno que sea único y provocador, y otro que sea amplio y probablemente aplicable a casi cualquier prospecto en tu lista. También puedes seleccionar un diferenciador de esa sección de la declaración de poder. Pero ese es el límite: dos problemas de clientes y un diferenciador. Cualquier cosa más tomaría demasiado tiempo y sonaríamos como si estuviéramos leyendo un guion.

Ejemplo de un guión telefónico para prospectar clientes con un acercamiento conversacional

La clave para prospectar con éxito a través de llamadas en frío es usar un enfoque más conversacional. Esto no solo facilita el diálogo, sino que también ayuda a evitar la típica «voz de vendedor» que tantos prospectos reconocen y rechazan de inmediato. Aquí te presento un ejemplo de cómo se puede estructurar una llamada en frío de manera efectiva:

“Hola, Juan. Soy Roberto Pérez de Seguridad Total. Estoy volviendo a comunicarme contigo; te llamé la semana pasada, justo cuando estabas en medio de una reunión importante con tu equipo de operaciones.”
[Juan se ríe o reconoce la situación, te agradece por tu comprensión y te pregunta qué deseas.]

“Juan, yo dirijo el equipo de atención al cliente para nuestra división en el centro del país. En este momento, muchos gerentes de seguridad están recurriendo a Seguridad Total porque están enfrentando riesgos cada vez mayores de seguridad física en sus instalaciones, además de problemas con la responsabilidad corporativa en caso de incidentes. También estamos ayudando a empresas como la tuya, [menciona el nombre de la empresa de Juan], que se están preocupando porque sus soluciones actuales de seguridad ya no son tan eficaces como solían ser.”
Detente aquí.

Este es un ejemplo de una declaración de poder telefónica en miniatura, lo suficientemente clara y concisa como para captar la atención del prospecto sin abrumarlo. Es importante no alargar el discurso. Aunque es tentador llenar los silencios, debes darle al prospecto tiempo para procesar lo que has dicho y reflexionar sobre cómo tu solución puede ayudarle.

Si bien nuestro instinto natural nos dice que sigamos hablando para evitar el silencio incómodo, la verdad es que este silencio puede ser tu mejor aliado. Deja que el prospecto responda con algo, y a partir de su respuesta, tendrás dos opciones: si lo que dice indica interés, entonces puedes pasar al siguiente paso y solicitar una reunión. Si crees que sería útil ofrecer más detalles o mencionar otro punto clave que resuelva problemas del cliente, hazlo, pero siempre vuelve a cerrar la solicitud de reunión.

Construyendo puentes en llamadas para prospectar clientes

El guión anterior es útil para los vendedores externos, quienes pueden cerrar la cita rápidamente. Sin embargo, para los vendedores internos, el proceso es un poco diferente. Aquí, el trabajo no termina con la mini declaración de poder. Es necesario profundizar más y construir un puente hacia una conversación de ventas más completa. Esto puede incluir hacer preguntas de sondeo o compartir información útil que se haya recopilado durante la investigación previa a la llamada.

Por ejemplo, podrías preguntar algo como:
“Juan, he estado investigando un poco sobre cómo está evolucionando la seguridad en la industria en la que opera tu empresa. Me encantaría saber tu perspectiva sobre estos cambios y cómo los están abordando internamente.”

Este tipo de preguntas no solo mantiene la conversación en marcha, sino que también muestra al prospecto que te has tomado el tiempo para entender su situación específica. A la gente le gusta hablar de sus problemas cuando sienten que pueden obtener soluciones, y si presentas preguntas inteligentes basadas en hechos o tendencias de su industria, es más probable que te vean como un consultor confiable, en lugar de solo un vendedor.

Pidiendo la Reunión: Tres Intentos al prospectar clientes por teléfono

Después de ofrecer tu mini declaración de poder, es crucial hacer la solicitud de la reunión. Sin embargo, es muy probable que el prospecto te diga que no en el primer intento. Esto no significa que debas rendirte. De hecho, la clave del éxito en una llamada en frío es pedir la reunión tres veces. Aquí está el truco: las primeras veces que pides la reunión, puede ser que el prospecto no esté seguro o no quiera comprometerse inmediatamente. Esto no significa que tu enfoque esté mal; es solo una reacción natural a una llamada inesperada.

Debes estar preparado para insistir, pero de manera educada y estratégica. Por ejemplo, después de una negativa inicial, podrías decir algo como:
“Entiendo que ahora estás ocupado, pero te prometo que esta reunión te aportará valor. Me encantaría tener solo unos minutos de tu tiempo para mostrarte cómo estamos ayudando a empresas similares a la tuya a resolver problemas importantes de seguridad.”

Lo más importante es no rendirse después de la primera negativa. Si insistes de manera correcta y sigues mostrando que tu objetivo es ayudar, es muy probable que en el tercer intento el prospecto acepte la reunión.

Las tres palabras mágicas al prospectar clientes en frío

En este proceso, hay tres palabras que siempre debes tener en cuenta: visita, encaje y valor. Estas palabras son poderosas porque ayudan a establecer un tono amigable y profesional, mientras suavizan la resistencia del prospecto.

1. Visita: Esta palabra es clave para que el prospecto no sienta que está siendo arrastrado a una reunión tediosa. En lugar de pedir una «cita», pide una visita. Esta palabra suena menos formal y tiene connotaciones positivas, como cuando visitas a familiares o amigos. Puedes decir algo como:
   “Me gustaría visitarte para hablar sobre cómo podríamos ayudar a tu empresa.”
2. Encaje: Al hablar de encaje, estás demostrando confianza, pero también dejando claro que no estás tratando de forzar nada. No es una reunión para vender a cualquier costo, sino para ver si ambos encajan y pueden ayudarse mutuamente.
   “Reunámonos para ver si lo que ofrecemos encaja con tus necesidades.”
3. Valor: En cada interacción de ventas, lo que más importa es el valor que puedes aportar. Usa esta palabra estratégicamente para que el prospecto entienda que, incluso si no cierra una venta, obtendrá algo valioso de la reunión.
   “Incluso si no avanzamos en una venta, te garantizo que obtendrás ideas valiosas de nuestra conversación.”

El papel del mensaje de voz en las llamadas en frío

No todas las llamadas serán contestadas, y aquí es donde el correo de voz entra en juego. Muchos vendedores ven el correo de voz como una pérdida de tiempo, pero la realidad es que puede ser una herramienta valiosa si lo utilizas correctamente. Deja un mensaje breve, usando algunos de los elementos de tu declaración de poder, y asegúrate de sonar profesional pero relajado. No debes sonar desesperado, pero sí lo suficientemente interesado en ayudar.

Un buen ejemplo sería:
“Hola, Juan. Soy Roberto Pérez de Seguridad Total. Me encantaría coordinar una breve visita para discutir cómo hemos ayudado a empresas como la tuya a abordar los problemas de seguridad actuales. Llámame cuando tengas un momento, o intentaré contactarte nuevamente la próxima semana.”

El correo de voz es otra oportunidad para demostrar tu valor y captar la atención del prospecto.

La prospección de clientes no es fácil, pero con el enfoque adecuado, puede ser una herramienta extremadamente efectiva para generar nuevas oportunidades. Al utilizar el proceso que hemos desarrollado en este artículo podrás conseguir mejores resultados de cerrar más citas cara a cara con nuevos clientes. Revisa nuestro curso de prospección en ventas para empresas B2B para entrenar a tus vendedores en el trabajo de conseguir nuevas oportunidades de negocio.

[video-cta video_link=»//www.ventasdealtooctanaje.com/wp-content/uploads/2019/11/VAO-CTA-CURSO-DE-VENTAS-PARA-INGENIEROS-EMPRESAS.mp4″ video_target=»//www.ventasdealtooctanaje.com/curso-tecnicas-de-venta-para-ingenieros-modalidad-empresas»]